در فرآیند کار و تهیه اسناد ، نقش مهمی به تأیید آنها اختصاص می یابد ، که می تواند داخلی باشد ، جایی که اسناد توسط ادارات سازمان یا خارجی تأیید می شوند ، همراه با تأیید اسناد توسط سایر مسسات. یک سند قانونی که به طور صحیح توافق شده حق انجام اقدامات پیش بینی شده توسط قوانین ، هنجارها و قوانین را به شما می دهد. اسنادی که مراحل تأیید را گذرانده اند مهر یا مهر می شوند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
کار به عنوان کارمند سازمانی ، که مسئولیت های آن شامل تأیید اسناد داخلی و خارجی است ، داشتن اطلاعات واضح درباره اینکه کدام بخش های شرکت مسئول تأیید آنها هستند ، ضروری است.
گام 2
لیستی از اسنادی تهیه کنید که در طول کل کار نیاز به تأیید دارند. در مورد بخشهایی که مسئولیت تأیید آنها را بر عهده دارند ، صریح و روشن باشید. جدولی تهیه کنید که انواع اسناد قابل تأیید اجباری ، بخشهای مسئول انجام این کار ، موقعیت ها ، نام خانوادگی ، نام ، نام خانوادگی کارمندان ، تلفن ها و آدرس های ایمیل آنها را نشان دهد.
مرحله 3
در مورد سندی که باید تصویب شود تصمیم بگیرید. برنامه ای تنظیم کنید ، ترتیب تماس شما با ادارات سازمان خود را نشان دهد. با مکالمه با هر یک از کارکنان کلیه بخشهای شرکت مسئول تأیید سند ، از آخرین مهلتهای انجام کار مطلع شوید.
مرحله 4
به شرایط تصویب سند بسیار دقت کنید ، به سرعت به هر گونه تغییراتی که توسط یکی از کارمندان بخش در آن ایجاد شده است ، پاسخ دهید. اگر در مورد ویرایش های انجام شده در سند شک دارید ، حتماً با متخصصان سازمان مشورت کنید ، و همه تفاوت های ظریف را روشن کنید. این به شما کمک می کند تا زمان تأیید را در آینده کاهش دهید و به شما این امکان را می دهد که به طور قانونی سند را به طور صحیح تنظیم کنید.
مرحله 5
در هر بخش سازمان ، پس از گذراندن مراحل تأیید ، ویزا روی سند قرار می گیرد. این می تواند یک مهر دپارتمان یا یک مهر "تأیید شده" با نشان دادن موقعیت ، نام و امضای کارمند باشد. اطمینان حاصل کنید که هر کارمند مسئول تصویب سند آن را به درستی امضا کرده است. در غیر این صورت به امضای رئیس سازمان نمی رسد.
مرحله 6
آخرین پیوند تأیید سند ، رئیس شرکت است. این سند به عنوان شرط موافقت قانونی تلقی می شود که فقط توسط مدیران ، کارمندان کلیه بخشها ، مهر یا مهر شرکت امضا شده باشد.
مرحله 7
وقتی هماهنگی خارجی اسنادی که نیاز به تأیید آنها توسط نهادهای مختلف دارند ، لیست سازمانهایی را که باید درخواست کنید ، بررسی کنید. اطلاعات دقیق در مورد بخش ها ، کارمندان آنها را که در هماهنگی شرکت دارند ، بیابید. با مشخص کردن لیست اسناد مورد نیاز ، با آنها تماس بگیرید یا نامه الکترونیکی ارسال کنید. در مورد زمان جلسه موافقت کنید.
مرحله 8
لیستی از مسائل مربوط به زمان تأیید و روش ایجاد تغییرات برای کارمند موسسه مربوط به تأیید خارجی اسناد را تهیه کنید. در فرم تجویز شده یک بیانیه رسمی ذکر کنید ، لیست اسناد مورد توافق را نشان دهید. زمان تأیید اسناد و صحت اجرای آنها را کنترل کنید.
