بسیاری از شرکت های بزرگ برای حل مشکلات خاص متخصصانی را که برای آنها کار می کنند در یک سفر کاری به یک شهر دیگر یا کشور دیگر می فرستند. سازمان ها ملزم به بازپرداخت هزینه های سفر کارکنان خود از محل مالی شرکت هستند. کارگران اعزامی باید اسنادی را به موقع ارائه دهند که اثبات هزینه ها و پیوست گزارش هزینه باشد.
ضروری
- - اسناد کارکنان ؛
- - اسناد سازمان ؛
- - ماشین حساب؛
- - اقدام محلی در مورد میزان هزینه های یک سفر کاری ؛
- - فرم گزارش قبلی ؛
- - اسناد تأیید کننده هزینه ها در طول یک سفر کاری ؛
- - اسناد تکمیل شده برای یک سفر کاری.
دستورالعمل ها
مرحله 1
هنگامی که یک کارمند به یک سفر کاری می رود ، کارفرما باید تمام اسناد را به درستی تنظیم کند. این اسناد باید شامل سفارش سفر کاری ، تعیین تکلیف خدمات ، گواهی سفر کاری باشد.
گام 2
پس از بازگشت از سفر کاری ، کارمند نیاز به پر کردن گزارش سفر کاری دارد که در فرم تعیین تکلیف خدمات صادر شده توسط وی هنگام خروج پر می شود. کارمند در این گزارش نیاز به انعکاس تحقق هدف از سفر دارد ، که توسط شرکت برای آن هدایت شده است. این گزارش باید حاوی لیستی از اسناد و مدارکی باشد که به منظور انعقاد قرارداد و امضای طرف شرکا به متخصص تحویل داده شده است (اگر این امر دلیل رفتن به یک سفر کاری بوده است).
مرحله 3
ظرف سه روز پس از بازگشت از سفر ، مسافر باید یک گزارش قبلی را در فرم AO-1 پر کند. در آن ، او باید کل هزینه های انجام شده در یک سفر کاری را محاسبه کند. این شامل دیه است که میزان آن توسط سازمانها با اقدامات محلی یا قراردادهای جمعی ، مسافرت ، اسکان و سایر هزینه های توافق شده با کارفرما کنترل می شود.
مرحله 4
کلیه هزینه ها باید مستند باشد ، به جز دیه. لیست اسناد باید در برگ دوم گزارش پیش ثبت شده (با ذکر نام و مقدار آنها) ثبت شود.
مرحله 5
به عنوان یک قاعده ، قبل از اینکه یک کارمند به یک سفر کاری برود ، بودجه های قابل پاسخ برای او در بخش حسابداری صادر می شود. اگر کارمند همان مبلغ را خرج کرده ، آن را در گزارش منعکس کرده و آن را با اسناد تأیید کرده باشد ، پس محاسبه مجدد انجام نمی شود. اگر کارمندی نیاز به تمدید سفر کاری داشت یا نیاز به یک روز تعطیل در شهر دیگری بود و عملکرد کارگری را انجام می داد ، پس از محاسبه مجدد توسط یک حسابدار و با در نظر گرفتن همه تفاوت های ظریف انجام می شود. در این حالت ، تفاوت بین مبلغ صادر شده و مبلغ هزینه شده به متخصص پرداخت می شود. وقتی کارمند مبلغی بیشتر از مبلغی را که در طول سفر خرج کرده دریافت کرد ، باید بقیه را به صندوق سازمان برگرداند.
مرحله 6
باید در نظر داشت که میزان گزارش پیشاپیش توسط رئیس بنگاه اقتصادی تأیید می شود. پس از آن ، محاسبه مجدد مورد نیاز انجام می شود.
