تصمیم هر جلسه فقط در صورت رسمی شدن در صورتجلسه از نظر قانونی لازم الاجرا است. صورتجلسه جلسات والدین ، جلسات صاحبان خانه یا سهامداران البته از نظر محتوا متفاوت است ، اما الزامات مربوط به فرم همیشه تقریباً یکسان است.
روی پیش نویس بنویسید
تایپ کردن روی رایانه در طول جلسه همیشه راحت نیست ، بنابراین می توان ابتدا صورتجلسات را روی پیش نویس نوشت. برخی از اطلاعات را می توان قبل از شروع جلسه وارد کرد. در بالا کلمه "دقیقه" را درست در زیر بنویسید - نام جلسه و تاریخ. حتی پایین تر از سمت چپ ، کلمه "شرکت کرده" را بنویسید. اگر انتظار می رود با اکثریت واجد شرایط یا ساده لیست ، تصمیمی گرفته شود ، تعداد افرادی را که باید حضور داشته باشند ، مشخص کنید. این مهم است ، به عنوان مثال ، وقتی صحبت از جلسه صاحبان خانه می شود که باید در مورد نحوه اداره خانه ، جمع آوری پول برای تعمیرات اساسی و غیره تصمیم بگیرند. دستور کار خود را در زیر بنویسید. اگر قصد دارید درباره موضوعاتی بحث کنید که هنوز از آنها اطلاع ندارید ، مورد "Miscellaneous" را اضافه کنید. در بعضی موارد ، محدودیت زمانی باید مشخص شود.
بعد از شروع جلسه
تعداد افراد حاضر و تعداد آنها را بنویسید. در دستور کار ، کلمه "گوش داده" را بنویسید و یک کولون قرار دهید. سوالات ، نام سخنرانان و خلاصه ای از سخنرانی ها را نقطه به نقطه یادداشت کنید. ممکن است از سخنرانان خواسته شود سخنرانی های خود را پیشاپیش ارائه دهند. سوالات پرسیده شده از هر مجری و پاسخ ها را بر اساس چند دقیقه ثبت کنید. در مورد راه حل ها ، می توان آنها را بعد از هر سوال یا به صورت یک بلوک واحد در پایین پروتکل وارد کرد. حتماً مشخص کنید که چه تعداد از مردم "موافق" ، "مخالف" ، چه تعداد ممتنع رای دادند. در زیر تصمیمات ، نام رئیس و دبیر را بنویسید و تاریخ را قرار دهید. در برخی موارد ذکر نام کلیه اعضای هیئت رئیسه ضروری است.
متن را در رایانه تایپ کنید
منشی هنگام تایپ کردن روی رایانه معمولاً متن را ویرایش می کند. سعی کنید آن را ویرایش کنید تا معنی آن شکسته نشود. این امر خصوصاً در مورد تصمیمات صدق می کند. برای ثبت پروتکل ها فرم یکنواختی وجود ندارد ، اما معمولاً قوانین زیر اعمال می شود:
- متن در اندازه 14 نقطه با فاصله یک یا یک و نیم تایپ می شود.
- تراز بندی متن اصلی - در هر دو طرف ؛
- تراز بندی عنوان - مرکز ، تعداد حاضران - درست ؛
- پاراگراف ها با خط قرمز شروع می شوند.
متن را تایپ کنید ، فراموش نکنید که برای امضای رئیس و دبیر جا خالی بگذارید ، و همچنین متن امضاها را نیز قرار دهید. تاریخ را در پایین قرار دهید. صورتجلسه را چاپ کنید و اجازه دهید رئیس و دبیر آن را امضا کنند. مواردی وجود دارد که جلسه غیر حضوری برگزار می شود. در این حالت متن سخنرانی ها نوشته نمی شود. بقیه پروتکل نیز به همین ترتیب تنظیم شده است.
