اسناد خروجی نامه های رسمی است که سازمان برای مخاطبان شخص ثالث (تأمین کنندگان ، مصرف کنندگان ، مقامات نظارتی و غیره) یا همکاران خود از سایر شهرها ارسال می کند. به عنوان یک قاعده ، دو کارمند مسئولیت رسیدگی به این مکاتبات را دارند: تدوین کننده و کارمند. اولین مسئول تهیه و توافق در مورد متن است. مورد دوم نامه را ثبت می کند ، اصل را به مقصد می فرستد و یک نسخه سرویس را ذخیره می کند.
ضروری است
- - فرم شرکت ؛
- - رایانه ای که ویرایشگر متن بر روی آن نصب شده است.
- - دفترچه ثبت اسناد خروجی.
دستورالعمل ها
مرحله 1
اگر شما یک کامپایلر هستید
پیش نویس سند را تهیه کنید. نامه های خروجی می توانند فعال و پاسخگو باشند. در حالت اول ، شما مکاتبات خود را با یک سازمان دیگر یا شخص خاص در مورد هر مسئله رسمی آغاز می کنید (آغاز می کنید). نامه پاسخ باید حاوی اطلاعات مربوط به درخواست دریافت شده باشد.
گام 2
نامه را به صورت کپی بر روی سربرگ سازمان خود چاپ کنید. مطمئن شوید که قسمت بالای سند ، به اصطلاح "هدر" ، به درستی قالب بندی شده باشد. علاوه بر جزئیات شرکت ، در فرم سمت راست قرار دارد ، شامل اطلاعات مخاطب و عنوان نامه است.
مرحله 3
در گوشه بالا سمت چپ ، عنوان ، حروف اول و نام خانوادگی شخصی را که سند برای او در نظر گرفته شده ، آدرس یک سازمان یا فرد را تایپ کنید. روش تعیین اطلاعات باید دقیقاً مشابه باشد ، به عنوان مثال:
"به مدیر کل LLC" Volna"
I. I. Sidorov
خیابان رابوچایا ، 37 ، دفتر چهارده،
ساراتوف ، 109235.
مرحله 4
در سمت راست ، زیر جزئیات سازمان خود ، عنوان نامه را قرار دهید. باید کوتاه باشد و به وضوح منعکس کننده محتوای متن باشد. به عنوان مثال: "در انجام بازرسی برنامه ریزی شده از وضعیت بهداشتی ساختمان" یا "در مورد ارائه اطلاعات در مورد خانه هایی که نیاز به تعمیرات اساسی دارند."
مرحله 5
متن اصلی را با مخاطب قرار دادن مخاطب و مشخص کردن دلیل ارسال این نامه برای وی شروع کنید. به عنوان مثال:”ایوان ایوانویچ عزیز! ما به شما در مورد بازرسی برنامه ریزی شده از وضعیت بهداشتی ساختمان اجاره ای در 14 ژانویه 2011 اطلاع می دهیم."
مرحله 6
اگر پیوست هایی به سند خروجی وجود دارد ، آنها را پس از متن اصلی لیست کنید ، برای مثال: "پیوست در 3 صفحه. در 1 نسخه. " در پایین صفحه آخر متن ، باید اصل سند مشخص شود. به طور معمول ، نویسنده نامه نام خانوادگی ، حروف اول و تلفن کار خود را کوچکتر از قلم اصلی تایپ می کند.
مرحله 7
نامه را با تصمیم گیرندگان در سازمان خود به هر جهت بررسی کنید. به عنوان مثال ، اسناد مربوط به هزینه وجوه توسط یک حسابدار تأیید می شود ، و پاسخ به درخواست از اداره مالیات توسط یک وکیل امضا می شود. کارمندان سازمانی که نامه را تأیید می کنند ، امضاهای شخصی خود را با رونوشت در نسخه دوم در انتهای متن ، زیر محل ویزای رئیس قرار می دهند. پس از دریافت تأییدیه های لازم ، سند خروجی توسط رئیس سازمان امضا می شود.
مرحله 8
سند توافق شده و امضا شده را به دفتردار ارائه دهید. اگر می خواهید یک نسخه را نگه دارید ، یک نسخه اضافی چاپ کنید. از دفتریار بخواهید که شماره خروجی را روی آن قرار دهد.
مرحله 9
اگر منشی هستید
نامه خروجی از مبدع را بپذیرید. در دسترس بودن و درستی جزئیات اصلی ، ویزاهای تأیید ، اطلاعات مربوط به سازنده و امضای مدیر را بررسی کنید. به وجود پیوست های نامه توجه کنید.
مرحله 10
اطلاعات مربوط به سند را در گزارش نامه خروجی ثبت کنید. اگر سازمان شما به مدیریت اسناد الکترونیکی روی آورده است ، مطابق دستورالعمل های نگهداری پایگاه داده اقدام کنید. برای ثبت دفترچه کاغذ سنتی هیچ قانون دقیق ثبت وجود ندارد. با این حال ، در عمل ، یک جدول با ستون های زیر اغلب استفاده می شود:
- تاریخ ؛
- تعداد سند خروجی ؛
- مخاطب ؛
- خلاصه (عنوان) ؛
- مبتکر سند ؛
- توجه داشته باشید.
مرحله 11
شماره خروجی به شرح زیر تشکیل می شود. ابتدا شماره سهام موجود در پوشه ای را که کپی پیام های خروجی در آن ذخیره می شود ، مشخص کنید. شماره سریال یک حرف خاص را از طریق خط تیز یا بریده بریده بنویسید. شما دریافت خواهید کرد: "01-14-256" یا "01-14 / 256" ، جایی که 01-14 شماره پرونده است ، 256 شماره سند است.
مرحله 12
شماره خروجی را در خط ویژه فرم وارد کنید. برای یک نامه پاسخ ، حتماً تعداد سندی را که با آن مرتبط است نیز مشخص کنید. نسخه اول نامه (بدون ویزای تأیید) را در یک پاکت مهر و موم کرده و برای مخاطب ارسال کنید. یک نسخه از سند را در پوشه پرونده مناسب وارد کنید.
