همکاری با شرکای خارجی در حال حاضر به عادی برای شرکت های روسی تبدیل شده است. بنابراین ، تبادل هیئت ها ، که بخشی از روند کار است ، نیز یک اتفاق کاملاً معمول است. اما اگر برای اولین بار از شرکای خارجی یا روسی خود در این شرکت میزبانی می کنید ، باید چندین تفاوت ظریف را در نظر بگیرید تا آنها در برقراری تماس های تجاری تداخل نداشته باشند و تصور جلسه را خراب نکنند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
دعوت نامه برای ملاقات باید در اسرع وقت ارسال شود ، حتی اگر توافق اولیه انجام شده باشد. این نشانه آن است که شما برای وقت شرکای خود بسیار ارزش قائلید و به مشغله آنها احترام می گذارید.
گام 2
هنگام تأیید ، تعداد اعضای هیئت وارد را مشخص کنید. بهتر است اگر لیستی از مهمانان با نشان دادن موقعیت و دستورالعمل های تحت نظارت به شما داده شود. ترکیب هیئت خود را مطابق با این لیست انتخاب کنید ، از نظر تعداد باید تقریباً مشابه هیئت مهمان باشد. با میهمانان صحبت کنید که آنها به چه زبانی ترجیح می دهند از آنها صحبت کنند و از مترجم برای خود مراقبت کنند ، حتی اگر میهمانان با مترجم خودشان بیایند.
مرحله 3
درباره مسئولیت و شایستگی هر یک از مهمانان خود بیاموزید. به طور معمول ، شرکای خارجی در حفظ سلسله مراتب رسمی فرماندهی بسیار سختگیرانه عمل می کنند ، بنابراین شما باید ایده روشنی داشته باشید که در مورد این یا آن مهمان مجاز به گفتگو است.
مرحله 4
لیستی از موضوعاتی را که باید درباره آنها بحث کنید تهیه و توافق کنید. تمام مواد و اسنادی را که ممکن است لازم داشته باشید جمع آوری کنید. تصمیم بگیرید که چه اسنادی در نتیجه مذاکرات امضا می شود و در مورد نحوه انجام آنها بحث کنید: مدت زمان ، وقفه ها.
مرحله 5
یک اتاق راحت را بر اساس تعداد افرادی که در جلسه شرکت می کنند انتخاب کنید. هر یک از آنها باید جایی داشته باشد که بتواند راحت در آن جا بگیرد ، زیرا در فاصله بین تعطیلات مجبورید چندین ساعت بنشینید. اطمینان حاصل کنید که در طول جلسه ، چای ، قهوه ، بیسکویت سرو می شود و لیوان ها و آب معدنی روی میزها است. اگر کسی به ذهنتان خطور نکرد ، قرار دادن زیراندازها را فراموش نکنید.
مرحله 6
برای ضبط صدا از جلسه از مهمانان خود رضایت بخواهید ، این کار بدون اجازه انجام نمی شود. میهمانان رو به روی درب جلو بنشینید ، این تفاوت روانشناختی به آنها اجازه می دهد احساس استرس نکنند. در هنگام مذاکره بخواهید حواس شما به تماس های تلفنی خارج از خانه نباشد. دفتر خاطرات و قلم ها را برای مهمانان آماده کنید.
مرحله 7
وقتی میهمانان به محل جلسه می رسند مجبور نشوید که به دنبال شما بگردند. کسی باید آنها را در لابی ساختمان ملاقات کند و آنها را تا اتاقی که مذاکرات در آن برگزار می شود اسکورت کند.
