برنامه ریزان ، جلسات و جلسات بخشی جدایی ناپذیر از گردش کار هستند. وظیفه اصلی آنها تجزیه و تحلیل جمعی هر وضعیت خدمات است. شرکت کنندگان در جلسات کاری می توانند و باید فعالانه صحبت کنند ، در مورد جزئیات بحث کنند و راه حل هایی برای مشکلات پیشنهاد دهند. برای موثر بودن یک جلسه ، میزبان باید از قوانین خاصی پیروی کند.
ضروری است
- - دستور جلسه؛
- - قوانین جلسه ؛
- - پروتکل جلسه.
دستورالعمل ها
مرحله 1
علائم اصلی یک جلسه موثر را بیاموزید. تعداد آنها کم است: 1. این جلسه هدف خاصی دارد ؛ 2. برگزارکننده تمام کارهای مقدماتی لازم را انجام داده است ؛ 3. در این جلسه فقط کارمندان علاقه مند شرکت می کنند که ارتباط مستقیمی با موضوعات مورد بحث دارند ؛ 4. بحث از موضوع اصلی منحرف نمی شود ؛ 5. در نتیجه جلسه ، برنامه های فوری تعیین شده و دستورالعمل های خاصی به کارمندان داده شد ، همه این مسائل باید شخصاً تحت نظارت مدیر باشد ، خصوصاً اگر سازمان هنوز سازوکاری برای برگزاری جلسات موثر تشکیل نداده باشد.
گام 2
موضوع اصلی جلسه را فرموله کنید. باید برای کارمندان مرتبط و قابل درک باشد. بسیار مهم است که جلسه کاری هدف مشخصی داشته باشد: تهیه برنامه رویداد ، تصویب تصمیم ، طرح ایده و غیره. به عنوان مثال ، اگر آژانس تبلیغاتی شما مشتری کمتری داشته باشد ، نباید در مورد بحران اقتصادی جهانی صحبت کنید. در این حالت ، جلسه باید به گسترش دامنه خدمات و تغییر سیستم تخفیف اختصاص یابد.
مرحله 3
دستور جلسه دقیق را تهیه کنید. در آن ، موضوع اصلی ، س questionsالاتی که برای بحث در نظر گرفته شده است ، نام سخنرانان ، ترکیب دعوت شدگان ، تاریخ ، زمان و مکان رویداد را نشان دهید. هر مورد از دستور کار باید موضوع اصلی جلسه را با جزئیات بیان کند ، برخی از جنبه های آن را منعکس کند. سوالات را می توان طبق اصل "از ساده به پیچیده" ، یا به ترتیب تحلیلی - "وضعیت فعلی - ریشه های آن - راه حل های احتمالی" گروه بندی کرد.
مرحله 4
جدول زمانی جلسات را به دستور کار وصل کنید. در آن ، زمان را برای سخنرانان اصلی ، برای کسب اطلاعات از طرف سخنرانان ، برای روشن کردن س questionsال ها و بحث تعیین کنید. جدول زمانی را حتی برای جلسات خدمات کوچک ترسیم کنید. این به شما و کارمندانتان می آموزد که برای زمان کار ارزش قائل هستند ، مهلت های قانونی را رعایت می کنند و افکار را به روشنی و دقیق بیان می کنند.
مرحله 5
کارکنان را از قبل با دستور کار آشنا کنید. آن را از طریق ایمیل شرکت ارسال کنید یا به هرکسی که به جلسه دعوت می کنید آن را تحویل دهید. از همه بخواهید برای بحث آماده شوند. بر آنچه انتظار دارید از هر شرکت کننده پیشنهادی در صلاحیت آنها تأکید کنید.
مرحله 6
جلسه را با صحبت کوتاه خود شروع کنید. در عرض 3-5 دقیقه ، در مورد دلیلی که باعث شده شما این جلسه را ترتیب دهید و نتیجه ای را که می خواهید بدست آورید ، بگویید. سپس شرکت کنندگان را با دستور کار و برنامه کاری آشنا کنید.
مرحله 7
بحث را پیش ببرید. یک بحث دوستانه اما سازنده داشته باشید. هر یک از شرکت کنندگان در جلسه را تشویق کنید تا نظر خود را بیان کنند ، با "سکوت" با س questionsالات شخصی که نیاز به پاسخ دقیق دارند تماس بگیرید. با تدبیر اما محکم تلاش می کند تا مکالمه را از موضوع اصلی منحرف کند. خلاصه های فرعی هر سوال را جمع بندی کنید.
مرحله 8
در پایان جلسه ، بار دیگر تصمیمات و دستورالعمل های داده شده به کارمندان را بیان کنید. اطمینان حاصل کنید که همه شرکت کنندگان وظایف خود را درک می کنند و مهلت خود را به خاطر می آورند. نکات مهم را در پروتکل ثبت کنید. نسخه ای از آن را برای متخصصان مسئول اجرای دستورات و همچنین کارمندان شرکت کننده در اجرای تصمیمات اتخاذ شده ارسال کنید.
