در حال حاضر ، هیچ تجارت جدی بدون مکاتبات تجاری نمی تواند انجام دهد ، بنابراین تسلط بر مهارت های آن در جامعه مدرن بسیار مهم است. علاوه بر این ، این مهارت ها نه تنها برای صاحبان مشاغل ، بلکه برای کارمندان عادی که می توانند با شرکای شرکت مکاتبه کنند نیز لازم است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
بر هدف نامه نگاری تمرکز کنید و در نامه به آن پایبند باشید. برای انجام این کار ، قبل از هر چیز لازم است که درک کنیم که هر گونه ارتباطی نیاز به آگاه سازی صحبت کننده یا محکومیت وی را دنبال می کند. بسته به یک موقعیت خاص ، می توان تأکید را به یک طرف منتقل کرد.
گام 2
یک تصویر تجاری مثبت از نظر شخص مخاطب ایجاد کنید. به هیچ وجه نباید این مرحله را نادیده گرفت یا با سهل انگاری رفتار کرد ، زیرا نگرش شکل گرفته نسبت به فرستنده نامه ، حتی پس از قرائت سطحی ، برای مدت طولانی در حافظه مخاطب باقی خواهد ماند. تصویر تجاری نامه تحت تأثیر شش معیار اصلی مانند: انتخاب صحیح موضوع نامه ، زمان پاسخ به نامه ، درخواست تجدیدنظر صحیح شخصی ، ابراز تشکر از خواندن نامه ، پایان نامه در نامه یادداشت مثبت و امضای صحیح فرستنده.
مرحله 3
در این نامه نگرش مشتری وفاداری نسبت به خود یا شرکت خود ایجاد کنید. به گفته بازاریاب ها ، حدود 80٪ سود این شرکت از طریق مشتریان عادی آن حاصل می شود ، بنابراین نیازهای آنها باید با مراقبت ویژه ای درمان شود. برای افزایش وفاداری مشتریان عادی ، باید سه نکته زیر را در نامه کنترل کنید: به نیازهای مشتری توجه کنید ، از واژگان مخاطب در متن نامه استفاده کنید و از منطق مخاطب پیروی کنید. تنها با نزدیک شدن به مشتری ، فرستنده می تواند خواسته های او را برآورده کند.
مرحله 4
نامه را به م componentsلفه های معنایی تقسیم کنید. در این صورت برای مخاطب قانع کننده تر به نظر می رسد. سه م componentsلفه از این دست وجود دارد: اطلاعاتی در مورد آنچه فرستنده ارائه می دهد ، پیام واضحی در مورد سود مخاطب و استدلال های قانع کننده برای اثبات نکات اصلی نامه.
مرحله 5
جملات را طوری ساختار بندی کنید که به وضوح با هنجارهای زبانی که در آن نوشته شده مطابقت داشته باشد. این ویژگی هجی بر درک فرد از اطلاعات تأثیر می گذارد. اعضای جمله را به ساده ترین ترتیب پذیرفته شده برای یک زبان خاص مرتب کنید. خود این جملات باید مختصر و قابل فهم باشند. فاصله های اضافی را بین پاراگراف ها قرار دهید تا درک اطلاعات از خواننده راحت تر شود.
