تصمیمات مهم اتخاذ شده در یک جلسه ، جلسه یا جلسه باید در صورتجلسه ثبت شود تا بتوان آنها را برای اجرا اتخاذ کرد. برای انجام این کار ، اول از همه لازم است که پروتکل را به درستی تهیه کنید ، هم به فرم و هم به محتوای سند توجه زیادی کنید. علی رغم فقدان یک فرم واحد ، در اینجا برخی از خصوصیات وجود دارد.
دستورالعمل ها
مرحله 1
برگه های A4 یا سربرگ شرکت (برای اسناد داخلی) تهیه کنید. این شما را از وارد کردن جزئیات کامل به صورت دستی (نام سازمان ، آدرس و غیره) نجات می دهد. در مرکز بالای ورق ، بلافاصله نام "صورتجلسه" را بنویسید ، و در زیر آن ، با چاپ کوچکتر ، به طور خلاصه ماهیت را توضیح دهید - موضوع اصلی جلسه. تاریخ و مکان رویداد را مشخص کنید. اکنون شروع به پر کردن قسمت مقدماتی اجباری ، که مربوط به لیست شرکت کنندگان در جلسه است که به طور مستقیم در تصمیم گیری های کلی نقش دارند.
گام 2
در ابتدا نام خانوادگی ، نام خانوادگی ، نام مستعار و سمت رهبر (رئیس جلسه) را بنویسید. در همان قالب ، مشخصات دبیر را که صورت جلسه را می گیرد نام ببرید. بعلاوه ، در بخش "شرکت کنندگان" ، همه کسانی که در جلسه شرکت کرده اند (نام کامل ، موقعیت) را لیست کنید. در مورد تعداد زیادی از شرکت کنندگان ، لیستی از آنها که در صفحه قرار نمی گیرند ، تعداد کل آنها را نشان می دهد ، لیست کامل را در یک سند جداگانه ضمیمه می کنید. فراموش نکنید که در انتهای پروتکل در بخش "ضمیمه" به آن پیوند دهید. قسمت "دستور کار" را بعنوان بلوک بعدی در چند دقیقه قرار دهید. در اینجا ، در یک لیست شماره دار ، تمام مسائل مربوط به این جلسه را لیست کنید.
مرحله 3
محتوای پروتکل را کاملاً مطابق با ترتیب مشخص شده در دستور کار پر کنید. هر یک از بندها باید شامل سه بخش باشد. در متن اول ("گوش داده شده") متن گزارش ها را آورده و حتماً نام ها و حروف اول و همچنین موقعیت بلندگوها را نشان دهید. در بخش "سخنرانان" ، در قالبی مشابه ، سایر شرکت کنندگان در جلسه را که هنگام بحث سخنرانی کردند ، نشان دهید. در بخش بعدی با عنوان "تصمیم گیری شده" ، تصمیماتی را که در جلسه دادرسی گرفته شده لیست کنید ، تعداد آرا cast "مخالف" ، "موافق" یا "ممتنع" را نشان دهید. بعد ، امضاهای رئیس جلسه و دبیر را قرار دهید.
