این عقیده وجود دارد که جلسه رویدادی است که می تواند خود به خود آماده شود. در واقع ، این شکل از تعاملات تجاری نیاز به آموزش جدی اداری دارد.
موضوع جلسه
دلیل جلسه باید توسط مقدمه تنظیم شود. به هیچ وجه مهمترین شرکت کننده در جلسه با این ظرفیت نیست. بر اساس این واقعیت که جلسات می توانند درون سازمانی و با درگیری طیف گسترده ای از دعوت شدگان باشد ، تعیین موضوع به گونه ای مهم است که بتواند تمام افراد مورد نیاز برای گفتگو را جذب کند.
به طور معمول ، فرمول بندی فنی موضوع توسط کارمندان اداری یا مستقیماً توسط دبیر جلسه انجام می شود. دستور جلسه از موضوع ارائه شده است. این سند شامل کلیه مواردی است که برای بحث و بررسی در نظر گرفته شده است. با توافق قبلی ، به هر س aال یک سخنران اختصاص داده می شود که بدون در نظر گرفتن بحث ، برای سخنرانی خود مهلت زمانی تعیین می شود. مدت بحث به طور جداگانه در دستور کار تعیین شده است.
برای درک بهتر موضوعات ، تهیه جزوه ای که شامل منابع کوتاه ، آمار یا هرگونه اطلاعات اطلاعاتی دیگر باشد ، کار زائدی نخواهد بود. منشی با هر سخنران جداگانه چنین مطالبی را تهیه می کند.
آخرین مرحله تهیه مستند ، تهیه پیش نویس تصمیمات در مورد هر موضوع است. این سند نشان دهنده راه حل های پیشنهادی گزارشگران بر اساس بحث است. آنها جملات پایانی ارائه شده توسط سخنرانان را ضبط می كنند. اگر شرکت کنندگان با گزینه موجود در پیش نویس تصمیم موافقت نکنند ، سند توسط دبیر اصلاح می شود.
افراد دعوت شده
دستور کار ، فهرست تقریبی افرادی را که باید برای رسیدگی به موارد مطرح شده دعوت شوند ، تعیین می کند. بنابراین ، یک راه تولیدی دعوت از افرادی است که دیدگاه مخالف با سخنران دارند. در این حالت ، جلسه به عنوان "یک میز گرد" برای طرفین در شرایط اختلاف انگیز عمل می کند.
شرکت کنندگان در جلسه با هر روش موجود - یک تماس تلفنی ، ایمیل یا یک دعوت نامه شخصی - مطلع می شوند. تمام بسته اسناد باید از قبل به همه افراد شرکت کننده تحویل داده شود تا آنها بتوانند از قبل با مواد آشنا شوند.
برگزاری جلسه
یک دبیر باید در جلسه شرکت کند. وظیفه او تهیه یک پروتکل پس از بحث است. در تهیه سند ، اهمیت کلمات کلیدی در ضبط بحث نیست بلکه انعکاس سخنرانی های کلیدی و پیشنهادهای خاص است.
به منظور حذف اختلافات احتمالی ، بهتر است دوره جلسه را با یک تلفن ضبط کنید. همه شرکت کنندگان باید از شروع ضبط مطلع شوند.
