ثبت اسناد فرآیندی است که در هنگام تأیید اعتبار یک سند خاص هنگام ارسال ، دریافت ، ایجاد ایجاد می شود. در حال حاضر ، فرم های مجله ، کارت و خودکار ثبت اسناد استفاده می شود.
ثبت داخلی اسناد بخشی جدایی ناپذیر از فعالیت های هر ارگان ، نهاد ، سازمان تجاری یا کارآفرین فردی ایالتی یا شهرداری است. در عمل ، این روند خلاصه می شود تا اطلاعات اساسی مربوط به سند را در قالب خاصی که برای ثبت داخلی استفاده می شود ، تنظیم کنید.
در این حالت ، نه تنها اسناد ورودی و خروجی معمولاً مشمول ثبت داخلی می شوند ، بلکه مقالاتی که در خود سازمان ایجاد می شوند (به عنوان مثال ، قراردادها با طرفین قرارداد). مسئولیت ثبت اسناد اغلب به منشی یا دبیر منصوب می شود ؛ در سازمانهای بزرگ ، کل بخشها برای بهینه سازی این روند ایجاد می شوند.
اشکال ثبت داخلی اسناد چیست؟
رایج ترین شکل ثبت داخلی اسناد هنوز ثبت مجله است. در این حالت ، اطلاعات مربوط به اسناد به ژورنالی خاص وارد می شود که به چندین ستون تقسیم می شود. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات مربوط به تاریخ دریافت ، ارسال یا ایجاد سند ، شماره ثبت ، نام و شرح مختصر آن را وارد کنید.
یک فرم جایگزین ، ثبت کارت اسناد است که در آن اطلاعات مربوط به هر سند به کارت جداگانه وارد می شود ، قوانین پر کردن از قبل تأیید شده است. سرانجام ، پیشرفته ترین فرم ثبت اسناد خودکار در نظر گرفته می شود که مدارک را به حداقل می رساند.
راحت ترین فرم برای سازمان چیست؟
فرم ژورنالی ثبت داخلی اسناد را می توان به طور موثری در سازمان های کوچک استفاده کرد ، جایی که یک متخصص مسئول اجرای روش های مربوطه است. عیب این فرم این است که برای چندین کارمند امکان کار همزمان در ثبت اسناد وجود ندارد ، بنابراین برای شرکت های بزرگ مناسب نیست. علاوه بر این ، در حضور چندین مجله ثبت اسناد (به عنوان مثال ، در بخش های مختلف) ، اغلب با داده های ثبت آنها سردرگمی ایجاد می شود.
این معایب با استفاده از فرم کارت ثبت داخلی ، که به شما امکان می دهد اطلاعات مربوط به هر تعداد اسناد را به سرعت و به طور م recordثر ضبط کنید ، برطرف می شوند. اگر هدف این شرکت به حداقل رساندن مدارک است ، توصیه می شود از فرم ثبت نام داخلی خودکار استفاده کنید ، که به یک نرم افزار تخصصی نیاز دارد.
