اکثر سازمان ها اسنادی را برای دهه ها ذخیره کرده اند. برای جلوگیری از گم شدن یا چروک شدن اوراق بهادار ، آنها را در پوشه های پلاستیکی یا تخته سخت وارد کنید. قبل از انجام این کار حتماً شماره اختصاصی خود را به هر قرارداد اختصاص دهید. با این کار یافتن آن در صورت لزوم آسان تر خواهد شد.
دستورالعمل ها
مرحله 1
برای یافتن آسان قرارداد مناسب ، یک کتاب حسابداری تهیه کنید. یک دفتر ضخیم مربع دار بردارید. اولین برگه را شماره گذاری کنید. یک شماره امنیتی به آن بدهید و آن را در این مجله بنویسید. این شماره فقط می تواند شامل اعداد باشد ، به عنوان مثال 345. یا حروف داشته باشید - 123-ID. علاوه بر آن ، تاریخ انعقاد قرارداد را وارد کنید. خط در ژورنال باید به این شکل باشد: 1. قرارداد شماره 345-Id مورخ 2011-03-23. در یادداشت ها ، در صورت نیاز به اسناد و مدارک شرکت ، اصل معامله را نشان دهید.
گام 2
هنگامی که بیش از یک نهاد حقوقی در سازمان وجود دارد ، دفترچه قرارداد خود را برای هر یک تهیه کنید. برای تعیین نمادها از علامت های معمولی استفاده کنید. به عنوان مثال ، اسناد LLC "Three Bears" را به عنوان 456-TM یادداشت کنید. و عقد قرارداد از OJSC "Wolf and Little Red Riding Hood" 876-VKSH. شماره ها باید به ترتیب در دفترچه ها وارد شوند تا سردرگمی ایجاد نشود.
مرحله 3
حتی اگر هر بخش شرکت درگیر اجرا و تأیید اسناد باشد ، باید یک دفترچه حسابداری قراردادها وجود داشته باشد. در غیر این صورت ، تعداد اسناد مجدداً تکرار خواهد شد ، که اختلافاتی را در فعالیتهای شرکت ایجاد خواهد کرد. دبیر یا مدیر دفتر را برای نگهداری این مجله راهنمایی کنید. تا زمانی که شماره شناسایی به آن اختصاص داده نشود ، به کارمندان مهر یا امضا نکنید.
