این جلسه ویژگی سنتی هر فرآیند مدیریتی است. اهمیت ، ماهیت ، سطح فنی ، مدت زمان این نشست تجاری ممکن است بسته به اهداف و شرایط خاص جلسه متفاوت باشد. در عین حال ، این رویداد دارای دو ویژگی اصلی متمایز است: در جلسه یک یا یک مسئله یا وظیفه دیگر مورد بحث قرار گرفته و نتیجه آن باید یک تصمیم خاص باشد. یک جلسه موفق نیاز به یک سازماندهی مشخص دارد.
دستورالعمل ها
مرحله 1
قبل از فراخوانی جلسه و دعوت گروه خاصی از شرکت کنندگان به آن ، هدف جلسه را فرموله کنید. برای خودتان روشن کنید: با چه تصمیمی باید پایان یابد. نتیجه ممکن است تصویب یک برنامه کاری برای یک دوره خاص ، تهیه پیش نویس یک سفارش واقعی ، تنظیم یک برنامه شبکه و غیره باشد.
گام 2
اگر مشکلی در جلسه حل شود ، هدف از یک جلسه کاری نیاز به پاسخ دادن به س questionsالات: چرا ، چرا و چگونه دارد. یک قانون تغییرناپذیر وجود دارد: قبل از توافق ، باید در مورد آنچه در مورد آن بحث خواهد شد توافق کنید. ممکن است شرکت کنندگان معتبر در جلسه فکر کنند که مسئله اعلام شده وجود ندارد. جلسات ویژه - برای تولید (توسعه) ایده ها. آنها می توانند به شکل اصطلاح "طوفان مغزی" باشند. تنظیم چنین روشی به یک روش غیر استاندارد و خلاقانه نیاز دارد.
مرحله 3
یک مرحله مهم در تهیه جلسه ، تشکیل دستور کار است. اگر م componentsلفه های اطلاعاتی و مسئله ساز م notثر واقع نشوند ، یک جلسه می تواند بی فایده و غیرمولد باشد. بنابراین ، به وضوح در مورد تنظیم موضوع مکالمه فکر کنید. مقایسه کنید: "سوال افزایش فروش محصول A در شبکه خرده فروشی" و "توافق در مورد اقدامات افزایش فروش محصول A در شبکه خرده فروشی". در حالت اول ، بحث می تواند به گزارش های پیش پا افتاده تبدیل شود ، در مورد دوم - به حل مشکلات دردناک.
مرحله 4
مکان جلسه نیز مهم است. یک مشاهده روانشناختی صحیح وجود دارد: اگر بحث در دفتر یک رهبر انجام شود ، بدیهی است که دیدگاه وی در مورد حل یک مسئله خاص غالب و ارجح تر است. هر اتاق دیگری (اتاق کنفرانس ، اتاق بزرگ) می تواند بهترین گزینه باشد. به یاد داشته باشید: منطقه ارتباط راحت حدود یک متر فاصله دارد. هر زمان ممکن است ، این را هنگام قرار دادن صندلی های خود بخاطر بسپارید. میزهای گرد یا بیضی شکل برای جلسات مناسب است. عقب نشینی ممکن است در شرایط خاص حتی مناسبتر باشد ، اما گزینه بسیار پرهزینه ای است.
مرحله 5
زمان جلسه خود را متفکرانه برنامه ریزی کنید. تعیین آن قبل از استراحت ناهار یا در پایان روز کاری غیر منطقی است. ساعات صبح ترجیح داده می شود. اگر می خواهید یک جلسه طولانی داشته باشید ، به استراحت یا استراحت قهوه بپردازید (5-10 دقیقه در هر ساعت). در صورت نیاز به برگزاری یک جلسه اطلاع رسانی ، یک گزینه بدون یک جلسه کلاسیک امکان پذیر است ، به عنوان مثال بدون صندلی
مرحله 6
کارمندان سازمان را منضبط می کند و برنامه مشخصی از جلسات بخشی از فرهنگ شرکت ها می شود: توصیه می شود آنها را در یک روز منظم از هفته و در یک ساعت مشخص (به عنوان مثال ، جمعه صبح) برگزار کنید.
مرحله 7
جلسات جدی اغلب به وضوح نیاز دارند: نمایش جداول ، نمودارها ، نشان دادن مواد ویدئویی. داشتن یک صفحه سفید ، صفحه نمایش فلیپ نمودار ، صفحه نمایش برای این نیازها مطلوب است.
