در هر سازمانی ، حتی در یک سازمان کوچک ، بسیاری از سفارشات و دستورات مختلف صادر و ذخیره می شوند. اگر همه آنها ثبت شده و در یک چیز ثبت شوند ، دیر یا زود منجر به سردرگمی می شود. و بعید است نمایندگان دستگاه های بازرسی چنین سوابقی را تأیید کنند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
برای تقسیم صحیح سفارشات صادر شده در شرکت ، باید از طریق اسناد زیر هدایت شوید:
- تأیید شده توسط Rosarkhiv "لیست اسناد مدیریت معمولی تولید شده در فعالیت های سازمان ، نشانگر زمان ذخیره سازی" ؛
- دستورالعملهای مربوط به کارهای اداری (تهیه شده توسط هیئت حاکمه).
بر اساس این اسناد ، نامگذاری پرونده ها باید در هر بنگاه اقتصادی تدوین شود. بر اساس آن ، دستورات ، دستورالعمل ها و سایر اسناد تقسیم می شوند.
بسته به اندازه شرکت و ساختار آن ، نامگذاری توسعه یافته موارد را می توان با ذکر کد حرف به بخشهای مختلف تقسیم کرد ، یا می تواند عمومی باشد.
در هر صورت ، کلیه سفارشات در این شرکت به طور مشروط به سفارشات مربوط به فعالیتهای اصلی و اقتصادی و سفارشات مربوط به پرسنل تقسیم می شوند.
گام 2
سفارشات مربوط به فعالیتهای اصلی و اقتصادی ، به عنوان یک قاعده ، توسط دبیر نگهداری می شود (مگر اینکه در دستور جداگانه ای ترتیب دیگری تعیین شده باشد). وی همچنین مسئول ثبت ، ذخیره و بایگانی این سفارشات است.
اسناد از نظر زمان نگهداری متفاوت هستند. سفارشات مربوط به فعالیت اصلی شرکت (برای ساختار سازمانی ، برای تصویب جدول کارکنان ، برای ایجاد تغییر در آن و غیره) دارای خطوط ذخیره سازی هستند - به طور مداوم. در پایان سال تقویم ، آنها به بایگانی شرکت تحویل داده می شوند.
سفارشات در مورد مسائل اقتصادی و عملیاتی به مدت 5 سال ذخیره می شوند. شماره آنها به طور متوالی و بدون حرف است. اگر حجم سفارشات صادر شده در شرکت زیاد باشد ، در طول سال به حجم تقسیم می شوند. پس از انقضا مدت ذخیره سازی ، آنها با ثبت عمل مربوطه از بین می روند.
مرحله 3
سفارشات پرسنل در بخش مدیریت پرسنل شرکت تهیه و ذخیره می شود. همچنین در ماندگاری تفاوت دارند.
یک پرونده جداگانه ، دستورات پذیرش ، اخراج و انتقال با دوره ذخیره سازی 75 سال است. سفارشات تغییر نام خانوادگی ، سفر کاری طولانی مدت ، انتقال موقت طولانی مدت کارکنان و غیره نیز در اینجا ثبت می شود. این اسناد در مجله ثبت می شوند ، دارای شماره گذاری و حروف ممتد هستند (اغلب "ls" ، "k") در پایان سال ، چنین سفارشاتی به همراه دفترچه ثبت نام در یک پوشه دوخته شده و به بایگانی تحویل داده می شوند.
مرحله 4
سفارشات تعطیلات (عادی ، بدون حقوق و غیره) ، سفرهای کاری کوتاه مدت و نقل و انتقالات در یک پرونده جداگانه تنظیم می شود ، آنها به مدت 5 سال ذخیره می شوند. یک نامه به شماره گذاری سفارش اضافه می شود (به عنوان مثال ، "o" یا کد بخش).
سفارشات برای جمع آوری دارای همان دوره ذخیره سازی هستند. با این حال ، توصیه می شود آنها را جداگانه ذخیره کنید ، همانطور که آنها با مواد تجزیه و تحلیل (یادداشت های توضیحی ، صورتجلسه ، اطلاعیه ها و تصمیمات کمیته اتحادیه های کارگری و غیره) همراه هستند.
با انقضا مدت زمان ذخیره سازی ، این سفارشات از بین می روند.
مرحله 5
همچنین توصیه می شود سفارشات تبلیغی را جداگانه نگه دارید (دوره ذخیره سازی - 75 سال). در یک پرونده جداگانه ، دستورات ارتقا شرکت و یا شرکت برتر آنها تشکیل می شود. پرونده به محض تشکیل در بایگانی تشکیل می شود.
