بعضی اوقات افرادی که از نامه برای ارتباطات تجاری استفاده می کنند از خود می پرسند که آیا به هر روشی می توان در تصمیم مخاطب تأثیرگذار بود؟ برخی فکر می کنند این غیرممکن است. دیگران به سوال پاسخ مثبت می دهند. چه کسی حق دارد مکاتبات تجاری کار بسیار ظریفی است. پس از پر کردن نامه ، باید نسبت به مخاطب احترام بگذارید ، درست و محجوب باشید! شما می توانید از طریق کاغذ بر روی شخص تأثیر بگذارید ، اما برای این کار باید از برخی قوانین پیروی کنید.
برقراری ارتباط روانشناختی
تماس روانشناختی در مکاتبات تجاری بسیار مهم است ، زیرا در غیاب آن ، همکاری تقریباً غیرممکن است. حتماً مخاطب را با استفاده از کلمه "عزیز" خطاب کنید. هرگز کلمات را در هدر کوتاه نکنید. یعنی اگر فرد را به خوبی نمی شناسید ، می توانید به شرح زیر "آقای پتروف عزیز" و نه "Uv" اقدام کنید. آقای پتروف ".
اگر قبلاً با شخصی آشنا شده اید و در مورد برخی از موضوعات مربوط به کار شما صحبت کرده اید ، حتماً از این واقعیت در مقدمه استفاده کنید. اگر با مخاطب آشنایی ندارید ، از شرکت وی جویا شوید.
نمونه ای از مقدمه.
1. پتر پتروویچ عزیز! در یک جلسه تجاری که در رستوران آنگارا در 12 اکتبر سال جاری برگزار شد ، ما در مورد موضوع سرمایه گذاری مشاغل کوچک بحث کردیم.
2. جناب آقای پتروف! ما آموختیم که شرکت شما در تولید اره های باند در منطقه ایرکوتسک پیشرو است. شرکت ما در زمینه تولید کارخانه های اره کشی فعالیت می کند. ما می خواهیم در آینده با شما همکاری کنیم.
اگر مطلع شدید که رئیس سازمان به شدت به اعتبار خود نگران است و به دنبال شرکا می باشد ، می توانید از او مشاوره بخواهید. چنین شخصی با کمال میل موافقت می کند که به شما کمک کند ، زیرا شما می توانید اعتبار شرکت را تحت تأثیر قرار دهید. همکاری با چنین سازمانی بسیار راحت است ، زیرا مدیر سعی می کند تمام شرایط قرارداد را انجام دهد ، به طوری که بررسی منفی به دست نمی آورد.
یافتن استدلال ها و حقایق
برای اینکه مشتری را متقاعد کنید که حق با شماست ، باید بحث کنید. آنها متوسط ، قوی و قوی هستند. روانشناسان توصیه می کنند هنگام نوشتن نامه به دنباله زیر پایبند باشید: قوی - متوسط - قوی.
موارد قوی شامل استدلال های زیر است:
- در این ارائه آخرین تحولات در تجهیزات تولید اره نواری نمایش داده خواهد شد.
- قیمت تجهیزات ارائه شده 30٪ زیر قیمت بازار خواهد بود.
حقایق متوسط شامل موارد زیر است:
- شرکت کنندگان در این نمایشگاه می توانند تجهیزات جدید را مشاهده کنند و همچنین در مورد عملکرد دستگاه ها مشاوره بگیرند.
- ضمانت تجهیزات ارائه شده 2 سال افزایش می یابد.
موارد قوی شامل استدلال های زیر است:
- در پایان ارائه ، تبلیغاتی برگزار می شود ، شرکت کنندگان در هنگام خرید تجهیزات می توانند دومین مورد را کاملاً رایگان دریافت کنند.
یافتن مشکل مخاطب
قبل از پیشنهاد چیزی ، سعی کنید دلیلی پیدا کنید که خواننده را مجبور به استفاده از خدمات شما کند یا محصولی را از شما خریداری کند. به عنوان مثال ، شما یک سرویس حمل بار ارائه می دهید. کار مخاطب را با دقت مطالعه کنید ، نارضایتی او را شناسایی کنید. برای این کار می توانید یک "جاسوس" ارسال کنید. همچنین می توانید دریابید که وی از کدام شرکت استفاده می کند. سپس جنبه های منفی سازمانی را که حمل بار حمل می کند ، بیابید. سعی کنید مشکلی را که ممکن است هنگام کار با شخص ثالث ایجاد شود ، شناسایی کنید.
اگر وسایلی را ارائه می دهید که از تجهیزات مورد استفاده مخاطب بهتر است ، حتماً در مورد آن در نامه بنویسید ، با اشاره به این واقعیت که با دستگاه های شما حجم تولید به طور چشمگیری افزایش می یابد.
فرمول بندی افکار
سعی کنید افکار خود را به درستی فرموله کنید. به عنوان مثال ، روانشناسان توصیه می کنند که از ذرات "نه" و "و نه" در مکاتبات تجاری استفاده نکنند.
مثال.
عبارت نادرست: در تاریخ 12 اکتبر ، بازدید از نمایشگاه ما صدمه ای به شما نخواهد زد.
عبارت صحیح: در 12 اکتبر خوشحال خواهیم شد که شما را در نمایشگاه خود ببینیم.
طراحی نامه
نگرش مخاطب به شرکت شما بستگی به طراحی نامه نگاری های خروجی دارد. مکاتبات تجاری شامل استفاده از سربرگ های شرکتی است. شما نباید با قلم و اندازه آزمایش کنید ، بهتر است از استانداردها استفاده کنید ، یعنی از قلم Times New Roman و اندازه 12 استفاده کنید. حتی اگر اینها چیزهای ساده ای باشد ، اما از نظر روانشناختی تأثیر زیادی بر روی شخص می گذارد!
