یادداشت تحلیلی نوع خاصی از اسناد خدمات است. هدف اصلی آن جلب توجه مدیر به یک مشکل خاص است. این شامل پیشنهادهایی برای غلبه بر وضعیت بحران ، لیست مسیرها و مراحل اصلی فعالیت است. یادداشت سیاست نباید با گزارش تحلیلی اشتباه گرفته شود. اولی چشم انداز توسعه رویدادها را مشخص می کند ، دوم نتایج اقدامات انجام شده را ارزیابی می کند. هر سازمانی الزامات خاص خود را برای تهیه اسناد داخلی دارد. با این حال ، هر یادداشت تحلیلی شامل بخشهایی مانند مقدمه ، قسمت اصلی ، نتیجه گیری ، ضمائم است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
معرفی
در این قسمت از خلاصه سیاست ، شما باید به اهمیت مشکلی که با مدیر خود تماس می گیرید اشاره کنید. دلایل نگرانی خود را به روشنی بیان کنید ، خسارت دریافتی توسط سازمان را ارزیابی کنید. منابع اطلاعاتی و روشهای تجزیه و تحلیل را که استفاده کرده اید ذکر کنید. برای حل مشکل ، مهلت تعیین کنید.
به عنوان مثال ، بگویید شما رئیس فضای تبلیغات یک مجله هستید. طی سه ماه گذشته ، به تدریج از حجم تبلیغات فروخته شده کاسته شده است ، اگرچه کارمندان شما با پشتکار کار می کنند. شما می فهمید که دلیل چیست ، اما نمی توانید به تنهایی وضعیت را حل کنید.
در معرفی یادداشت تحلیلی ، بنویسید که کاهش فروش پیدا کردید ، تجزیه و تحلیل وضعیت را انجام دادید (برنامه ها و گزارش های بخش را بررسی کردید ، با هر کارمند صحبت کردید ، یک جلسه داخلی ترتیب دادید) ، ایده های خاصی را تهیه کردید ، شما برای تأیید به مدیر ارسال می کنید.
گام 2
بخش اصلی
در اینجا شما باید تمام جوانب مسئله را با بیشترین جزئیات در نظر بگیرید و برای هر یک راه حل پیشنهاد دهید.
زیرمجموعه های متن را با توجه به تعداد جملات برجسته کنید ، آنها را کوتاه اما واضح عنوان کنید. در هر یک ، ابتدا جنبه منفی ، سپس ماهیت واقعی تغییرات و همچنین هزینه های تخمینی مادی و فنی و توزیع مسئولیت ها بین کارمندان را بیان کنید.
جملات را به ترتیب اهمیت کمتر یا به ترتیب زمانی مرتب کنید.
تا آنجا که ممکن است جزئیات را بیان کنید. این به شما درجه بالایی از مالکیت وضعیت و شرح مسئله را نشان می دهد. استدلال ها و محاسبات پشتیبان را لیست کنید. در اینجا می توانید به تجربه مثبت شناخته شده در این زمینه نیز اشاره کنید.
برای افزایش عینی بودن یادداشت تحلیلی ، داده ها (اطلاعات ، اطلاعات) به دست آمده از سایر بخشهای ساختاری سازمان را ارائه دهید.
در مثال بالا ، متن اصلی Policy Brief ممکن است شامل پیشنهادی برای عنوان جدید ، "لوازم خانگی" باشد. برای این دسته ، تبلیغ کنندگان برای مدت طولانی پیدا می شوند. برنامه ریزی شده است که روزنامه نگاران داخلی در ایجاد متن های تبلیغاتی و اطلاعاتی مشارکت داشته باشند.
همچنین ممکن است پیشنهادی برای اختصاص یک اتومبیل شرکتی به کارمندان بخش برای بازدید از دفاتر از راه دور مشتری ارائه شود که این امر باعث کاهش اتلاف وقت کار و هزینه های سفر می شود. این پایان نامه باید با محاسبات بدست آمده در گروه حسابداری تأیید شود.
مرحله 3
نتیجه
یافته های اصلی مربوط به هر زیر بخش اصلی را بیان کنید. با این وجود سعی کنید از تکرار مستقیم متن اصلی خودداری کنید. در عین حال ، اطمینان حاصل کنید که جملاتی که در قسمت اصلی مشخص نشده اند ، به طور ناگهانی در متن نتیجه ظاهر نشوند.
مختصر اما قانع کننده باشید. یک نتیجه گیری نمی تواند با نتیجه دیگری منافات داشته باشد. و همه آنها باید منطقی باشند و حاوی پیش بینی مثبتی برای آینده نزدیک باشند.
قسمت آخر مثال قبلاً در نظر گرفته شده حاوی یک نتیجه گیری در مورد تأثیر دسته جدید در افزایش فروش تبلیغات است.ارقام پیش بینی شده ممکن است به این شکل باشد: برنامه ریزی شده است 5 تبلیغ برای مدت 6 ماه با بودجه 50 هزار روبل جذب شود.
مرحله 4
برنامه های کاربردی
مطالب اضافی جمع آوری شده در بخش ویژه قابلیت اطمینان گفته های شما را افزایش می دهد ، اطلاعات ارائه شده را نشان می دهد. می توانید جداول ، نمودارها ، نمودارها و سایر مواد بصری را در برنامه قرار دهید.
