پرونده شخصی مجموعه اسنادی است که از زمان امضای دستور استخدام تا تاریخ صدور حکم اخراج حاوی اطلاعات مربوط به یک کارمند است. در کشور ما نگهداری پرونده های شخصی فقط برای کارمندان دولت اجباری است. با این حال ، بیشتر شرکت ها و سازمان ها ترجیح می دهند داده های کارمندان را سازماندهی و ثبت کنند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
پرونده شخصی ، به طور معمول ، حاوی اطلاعات زیر در مورد کارمند است: یک برگ سوابق شخصی ، کپی مدارک آموزش ، یک نسخه از دستور و درخواست استخدام ، یک قرارداد کاری ، اصلاحات و اضافات در آن ، اسناد مربوط به گواهینامه و آموزش پیشرفته و همچنین سایر مدارکی که برای خدمات پرسنلی لازم است (کپی شناسنامه ازدواج ، شناسنامه ، گذرنامه ، شناسنامه نظامی و غیره).
گام 2
پرونده شخصی هر کارمند در یک پوشه جداگانه با روکش مقوا - یک چسب جمع آوری می شود. این شامل موارد ضروری است: نام خانوادگی ، نام ، نام مستعار کارمند ، تاریخ شروع پرونده. پس از اخراج کارمند ، پرونده شخصی بسته می شود. اسناد باید بدون هیچ مشکلی به بایگانی ارسال شوند.
مرحله 3
پرونده های شخصی بسته شده شماره گذاری شده و فهرست داخلی اسناد پرونده تهیه می شود. اسناد موجود در پوشه به ترتیب زمانی جمع می شوند - از لحظه ورود کارمند تا تاریخ اخراج. موجودی داخلی نیز به همان ترتیب تهیه می شود. شماره گذاری برگه های موجودی از شماره گذاری مدارک پرونده شخصی جداست.
مرحله 4
پرونده های شخصی کارمندان فقط برای مدیر یا اشخاص دیگر به دستور مدیر و همچنین برای خود کارمند صادر می شود. اطلاعات ذخیره شده در یک پرونده شخصی محرمانه است ، به این معنی که نمی توان آن را برای غریبه ها فاش کرد. ایجاد تغییر در اسناد قبلی پرونده شخصی و همچنین استخراج آنها ممنوع است.
مرحله 5
بخش منابع انسانی فقط سوابق کارمندان فعلی را نگهداری می کند. اسناد کارمندان اخراجی به بایگانی منتقل می شود. آنها به مدت 75 سال در آنجا ذخیره می شوند و پرونده های شخصی مدیران ، مدیران و همچنین افرادی که جوایز و مدرک دارند ، نامشخص است.
