یک مدیر روابط عمومی باید در مورد شغل خود آگاهی داشته باشد. این امر نیاز به نگهداری بایگانی از اطلاعات مهم را توضیح می دهد ، که به آنها پرونده مطبوعات یا پرونده رسانه ای گفته می شود.
بایگانی مدیر روابط عمومی
یک پرونده مطبوعاتی برای همه اخبار مهم ، اشخاص و رویدادهایی که به طور مستقیم یا غیرمستقیم بر اعتبار سازمان تأثیر می گذارند ، جمع آوری می شود.
نگهداری کابینت های بایگانی جداگانه مطابق موارد زیر مطلوب است:
- رویدادهای منظم و یکبار مصرف: نمایشگاه ها ، سمینارها ، میزهای گرد ، جلسات و شام های تجاری.
- افراد کلیدی ، رهبران عقاید ، متحدان موقعیت سازمان و مخالفان آن.
- موضوعاتی که به طور منظم توسط خدمات روابط عمومی پوشش داده می شوند. جمع آوری نه تنها مطالب مربوط به خود سازمان ، بلکه همچنین واکنش عمومی ، سرمقاله ها ، نظرات کارشناسان و غیره مهم است.
- رسانه های صنعت و روزنامه نگاران.
یک پرونده مطبوعاتی ، مانند هر بایگانی ، باید یک پایگاه اطلاعاتی پویا باشد که در آن اطلاعات به طور مرتب به روز شده و اطلاعات تازه با زحمت جمع آوری شود.
تکنیک جمع آوری
در قسمت فنی ، پرونده مطبوعات می تواند چاپ شده یا الکترونیکی باشد. غالباً ، برای به حداقل رساندن کار در پرونده مطبوعات ، داشتن هر دو گزینه بایگانی مکمل مجاز است.
پرونده مطبوعات شامل نشریات در رسانه ها ، مطالب مربوط به سرویس روابط عمومی است. برای افراد ، از زندگینامه ، عکس ، اطلاعات شخصی (با اجازه شخص) ، اطلاعات تماس شخصی و تلفن دستیاران استفاده می شود. تهیه مطبوعات مطبوعات برای رویدادها از برنامه های این رویداد ، قطعنامه ها ، جزوات مربوط به شرکت کنندگان و تماس های برگزارکنندگان مهم است.
اطلاعات ویژه رسانه ها و روزنامه نگاران جایگاه ویژه ای در پرونده مطبوعات دارد. یک متخصص روابط عمومی باید بدون در نظر گرفتن اینکه آیا سازمان در حال حاضر با تحریریه تعامل دارد یا خیر ، شرح مفصلی از هر رسانه تخصصی ارائه دهد. داده های خام باید شامل اطلاعاتی در مورد تیراژ (در صورت انتشار چاپی) ، حضور (برای منابع اینترنتی) ، اطلاعات در مورد بنیان گذاران ، مدیر عامل ، سردبیر و روزنامه نگاران صنعت باشد.
تاریخ تولد همه شرکای رسانه ای ، صرف نظر از اینکه در سلسله مراتب تحریریه چه موقعیتی را به خود اختصاص داده اند ، هرگز زائد نخواهد بود. اگر روابط عمومی یک سازمان دوستانه با یک کارت پستال کوچک یا یک دسته گل سرسبز به آنها تبریک بگوید ، یک کارمند معمولی و رئیس یک شرکت رسانه ای به یک اندازه خوشحال خواهند شد. اطلاعات مربوط به روزنامه نگاران به بهترین وجه محدود به صلاحیت اطلاعاتی سازمان است. اگر سرویس روابط عمومی تحلیلگر سازمان را برای تهیه مطالب تهیه و به خبرنگار تحویل داده است ، باید در این مورد در پرونده مطبوعات نشانه ای بگذارید. با این کار شناختن نقطه شروع آگاهی در بین همکاران با تماس مکرر آسان تر خواهد بود.
پر کردن پرونده مطبوعات به طور مستقیم با میزان تحلیل دقیق رسانه ها از روابط عمومی ارتباط دارد. به محض اینکه مقاله جدیدی در مورد موضوعی نزدیک به فعالیتهای سازمان مدیر روابط عمومی ظاهر می شود ، باید در پرونده مطبوعات درج شود. همچنین باید با داستان های ویدیویی ، ستون های نویسنده ، سوابق وبلاگ نویسان معتبر و سایر اطلاعات کار کنید.
دسترسی به پرونده مطبوعاتی
اگر یک پرونده مطبوعاتی برای مدت زمان طولانی تشکیل شود ، اغلب اوقات ، علاوه بر اطلاعات از منابع باز ، به اصطلاح خودی در آن ظاهر می شود. اطلاعات داخلی معمولاً اطلاعات دریافت شده از منابع غیررسمی است که هنوز به طور عمومی تأیید نشده است. نمایندگان رسمی سازمان ها می توانند چنین اطلاعاتی را برای مدت طولانی در وضعیت "بدون نظر" نگه دارند ، بنابراین ، هنگامی که در پرونده مطبوعات قرار گرفت ، مدیر روابط عمومی باید نیاز به محدود کردن دسترسی به بایگانی را برای اشخاص ثالث به خاطر بسپارد.
انگیزه دیگر برای محدود کردن دسترسی به پرونده های مطبوعاتی اطلاعات شخصی است که غالباً با اطلاعات مربوط به اشخاص تکمیل می شود.یادآوری این نکته در هنگام تماس با سایر کارکنان سازمان ، متخصصان روابط عمومی سایر سازمان ها و سایر اشخاص علاقه مند بسیار مهم است. پرونده مطبوعات در درجه اول برای استفاده داخلی سازمان تهیه شده است.
این امر همچنین نیاز به نصب سیستم های امنیتی اضافی برای جلوگیری از نشت اطلاعات را توضیح می دهد. جمع آوری مواد کاغذی در پوشه هایی که دسترسی به آنها باید کاملاً محدود شود مهم است. در صورت درخواست - برای مدیریت سازمان ، پایگاه های اطلاعاتی الکترونیکی باید در دسترس کارکنان بخش روابط عمومی باشد ، اما به دلیل طیف وسیعی از اطلاعات شرکت ها بسته است.
