بسیاری از سازمانها شرایط سختگیری برای تنظیم اسناد و ایجاد بایگانی دارند. اطمینان از ایمنی موارد و جداسازی آنها از چشم کنجکاو ضروری است. هر کارمند شرکت باید بتواند فایل ها را فلش کند و این کار را با دقت و بسیار دقیق انجام دهد.
ضروری است
- - شرح شغل
- - سایبان لوازم التحریر یا دستگاه صحافی
- - ریسمان یا نخ محکم
- - سوزن خیاطی
- - چسب لوازم التحریر
- - کاغذ سفید
- - قیچی
- - خط كش
- - خودکار
- - مهر و موم (در صورت لزوم موم آب بندی)
دستورالعمل ها
مرحله 1
شما باید موارد را مطابق با شرح وظیفه خود فلش کنید. در هر صورت این کار در کلیه شرکت ها طبق اصول کلی انجام می شود. ابتدا باید هر سند را به ترتیب شماره گذاری کنید. به یاد داشته باشید که تمام گیره های کاغذ ، منگنه های فلزی و سنجاق های ایمنی را از روی کاغذها بردارید.
گام 2
دوختن کیف را شروع کنید تا سپس ورق ها آزادانه خوانده شوند. برای این کار ، چهار سوراخ عمودی با یک آخور روحانی در مرکز حاشیه سمت چپ اسناد ایجاد کنید. فاصله بین سوراخ ها باید حداقل سه سانتی متر باشد. استفاده از یک ماشین دسک تاپ مخصوص برای دوخت و صحافی اسناد A-4 راحت است. با کمک آن ، ایجاد پوشه های لازم دشوار نخواهد بود - می تواند بلافاصله از روی یک دسته کاغذ به ضخامت 10 سانتی متر حفاری کند.
مرحله 3
از سوزن مخصوص خیاطی برای بستن اسناد و همچنین ریسمان بانکی یا نخ های نایلون محکم استفاده کنید. به عنوان آخرین چاره ، می توانید نخ های معمولی را چندین بار تا کنید. معمولاً اسناد دو بار پشت سر هم بخیه زده می شوند تا ورق ها با اطمینان بیشتری ضمیمه شوند. این امر به ویژه در صورت آماده شدن پرونده برای بایگانی ابدی بسیار مهم است.
مرحله 4
انتهای شل را در محل نخ یا ریسمان حدود 6 سانتی متر بگذارید. آنها باید از سوراخ مرکزی در سمت اشتباه آخرین سند کشیده شوند و محکم در گره ببندند.
مرحله 5
گره و انتهای نخ ها را با یک دایره (قطر حدود 4 سانتی متر) یا یک مربع (4 در 5 سانتی متر) با چسب روحانی بچسبانید. شکل باید از کاغذ سفید ضخیم بریده شود.
مرحله 6
مهر و موم را طوری قرار دهید که تا حدی برچسب کاغذ را بپوشاند و یک لبه با آخرین ورق مورد منگنه شده همپوشانی داشته باشد. همچنین می توانید این مکان را با موم آب بندی پر کنید.
مرحله 7
صبر کنید تا چسب کاملا خشک شود. سپس ، مستقیماً در زیر مهر ، تعداد برگهای پرونده را نشان دهید و امضای مقام را قرار دهید. یک نامه تأیید اضافه کنید و تاریخ تأیید را نشان دهید. کپی اسناد از چندین برگ نیز ثبت می شود ، در حالی که لازم است یک مهر با امضا ، تاریخ و کتیبه "کپی صحیح است" قرار داده شود.
مرحله 8
پرونده را برای نگهداری موقت در یک جلد کاغذی و اسناد مربوط به بایگانی دائمی را به گالینگور پیوند دهید. آخرین مهلت ها را روی کیس دوخته شده مشخص کنید.
