صرف نظر از اینکه آیا اولین تماس با یک شریک تجاری بالقوه از طریق تلفن برقرار شده است ، آیا توافق شفاهی وجود داشته است ، در عمل گردش تجارت رسم است که شروع نامه را با یک نامه رسمی با پیشنهاد همکاری پشتیبانی کنید.
دستورالعمل ها
مرحله 1
در قسمت اول نامه ، که یک پاراگراف بیشتر نیست ، بنویسید که چه نوع شرکتی را نمایندگی می کنید ، و از طرف آن از مدیریت شریک احتمالی استقبال کنید. استفاده از عباراتی مانند "شرکت ما برای رونق تجارت شما آرزو می کند" ، "ما از طرف فلان شرکت احترام خود را به شما ابراز می داریم" مناسب است. حتماً نام سازمان خود را وارد کنید. به یاد داشته باشید که به صورت هرزنامه ، بیش از دوازده نامه با پیشنهاد برای انعقاد قرارداد به هر شرکتی می رسد ، بنابراین مخاطب باید بلافاصله درک کند که پیشنهاد چه کسی در حال بحث است.
گام 2
در قسمت بعدی نامه ، به شریک احتمالی خود یادآوری کنید که قبلاً توافق نامه های اولیه ای بین شرکت های شما در مورد قرارداد یا خدمات خاصی وجود داشته است. می توانید از عباراتی مانند "در ادامه مذاکرات خود …" ، "ما خواسته های شما را در مورد … در نظر گرفته ایم" استفاده کنید. برای مخاطب روشن کنید که این پیشنهاد همکاری ، مانند همه مشتریان ، یک پیشنهاد کلیشه ای و اساسی نیست ، بلکه به طور خاص برای این شرکت ساخته شده است و تمام ویژگی های این تجارت خاص را در نظر می گیرد.
مرحله 3
در بزرگترین قسمت پیشنهاد ، مشخص کنید که کدام خدمات یا کالایی را ارائه می دهید ، هزینه آنها ، زمان تحویل چیست. اطلاعات ارائه شده در جداول به راحتی قابل درک است. چندین گزینه با هزینه ، کمیت و حجم خدمات مختلف ارائه شده به مشتری ارائه دهید تا بتواند مناسب ترین ترکیب را انتخاب کند. مزایایی که مشتری با انعقاد قرارداد با سازمان شما دریافت می کند را برجسته کنید. در اینجا می توانید تخفیف ، پیشنهادات ویژه برای شرکای ثابت ، امکان عقد قرارداد برای ارائه خدمات اضافی یا تأمین کالاهای دیگر با شرایط فوق العاده مناسب را نشان دهید.
مرحله 4
قسمت آخر را به آرزوها و کلمات فراق اختصاص دهید. از عبارات استاندارد استفاده کنید ، به عنوان مثال ، "ما امیدواریم که برای همکاری مشترک سودمند باشیم …" ، "بهترین آرزوها …". حتماً مشترک شوید و مختصات خود را بگذارید تا در صورت تصمیم مثبت ، مشتری به دنبال شماره تلفن یا آدرس ایمیل نباشد که در آن می توانید با شما تماس بگیریم.
