ذخیره صحیح اسناد و مدارک از یافتن قراردادهای مناسب جلوگیری خواهد کرد. پس از صرف کمی وقت برای ثبت اوراق بهادار ، مطمئن خواهید شد که اوراق بهادار همیشه سالم و سالم هستند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
برای یافتن آسان سند مورد نیاز خود ، یک کتاب حسابداری تهیه کنید. به قرارداد یک شماره بدهید و آن را در این دفترچه وارد کنید. علاوه بر شماره سریال ، تاریخ انعقاد قرارداد را یادداشت کنید. خط در ژورنال باید به این شکل باشد: 1. قرارداد شماره 987DL مورخ 23.03.2010. در کنار آن ، در یادداشت ها ، در صورت نیاز به سبک بایگانی سازمانی ، اصل قرارداد را نشان دهید.
گام 2
برای هر شخص حقوقی ، اگر تعداد زیادی از آنها در سازمان وجود داشته باشد ، ثبت اسناد خود را ایجاد کنید. برای نشان دادن آنها از نمادهای مرسوم استفاده کنید. به عنوان مثال ، قراردادهای LLC "Funny Pictures" را به عنوان 987ВК وارد کنید. و قرارداد های OJSC "Murzilka" 987M است. به منظور جلوگیری از سردرگمی ، اعداد را دقیقاً اختصاص دهید.
مرحله 3
قرارداد را پس از گذراندن کلیه مراحل تصویب ، امضای مدیران کل دو طرف و قرار دادن مهر و موم در یک پوشه ، وارد کنید. برای ایمن نگه داشتن اسناد خود ، جلد های جلد گالینگور را انتخاب کنید. برای هر شخص حقوقی یک پوشه جداگانه ایجاد کنید.
مرحله 4
برای قرار دادن قرارداد در چسباننده ، گیره کاغذی را که ورق ها را به هم متصل می کند ، با دقت بردارید. سوراخ های جدید را با سوراخ سوراخ کنید. سند را در یک پوشه قرار دهید و آن را با شاخه های فلزی محکم کنید. یک قرارداد را با یک ورق خالی A4 از قرارداد دیگر جدا کنید.
مرحله 5
روش دیگری برای بایگانی اسناد وجود دارد. مجموعه ای از پرونده های شفاف را خریداری کنید. هر قرارداد را در یک پوشش جداگانه قرار دهید و آن را در یک پوشه محکم کنید.
مرحله 6
قراردادهای زیادی را در یک پوشه وارد نکنید - ممکن است ورق ها چروکیده شوند. چسب باید به راحتی بسته شود تا کاغذ به بیرون نگاه نکند.
مرحله 7
برای ذخیره پوشه ها با اسناد ، یک قفسه جداگانه روی قفسه اختصاص دهید. در انتهای صحافی ، سال و شخصیت حقوقی که قراردادها برای آن تنظیم شده است را ذکر کنید. به این ترتیب در صورت لزوم به سرعت می توانید قراردادهای مورد نیاز خود را پیدا کنید.
مرحله 8
نیازی به نگه داشتن پوشه ها با اسنادی نیست که سه یا چهار سال پیش منعقد شده است. آنها را در جعبه های مقوایی محکم قرار دهید ، سال و شخصیت حقوقی صاحب قرارداد را امضا کنید. بسته ها را به انبار ارسال کنید. یک محل ذخیره سازی خشک پیدا کنید. رطوبت می تواند اوراق بهادار را از بین ببرد.
