معمول است که یک کنفرانس را جلسه ای گسترده می نامند که در آن نمایندگان چندین سازمان شرکت می کنند. کنفرانس ها می توانند دپارتمانی ، بخشی ، منطقه ای ، بین منطقه ای ، بین المللی باشند. آنها درباره انواع ، اما موضوعی مرتبط با آنها بحث می کنند. در بعضی موارد ، تصمیم کنفرانس است که استراتژی توسعه سازمان را تعیین می کند. هر فرد تحصیل کرده ای می تواند چنین رویدادی را برگزار کند ، اما برخی از ملاحظات باید در نظر گرفته شود.
ضروری
- - لیست شرکت کنندگان ؛
- - خلاصه ای از سخنرانی ها ؛
- - مواد بصری ؛
- - وسایل فنی.
دستورالعمل ها
مرحله 1
لیستی از شرکت کنندگان تهیه کنید. معمولاً سخنرانان در مورد کنفرانس پیش رو از قبل مطلع می شوند ، آنها باید موافقت خود را تأیید و موضوع گزارش ها را اطلاع دهند. بعضی اوقات شرایط مستلزم تهیه متن گزارش ها یا حداقل خلاصه ای است. مواد را بررسی کنید.
گام 2
در مورد قوانین تصمیم بگیرید. این به مدت زمان کنفرانس ، تعداد سخنرانان و همچنین اشکال کار بستگی دارد. آیا فقط جلسات عمومی در نظر گرفته شده است یا بخشی از کار به صورت مقاطعی برگزار می شود؟ در گزینه دوم می توان زمان بیشتری را برای گزارشات اختصاص داد.
مرحله 3
حتماً برای ارائه همزمان و پاسخگویی به س questionsالات وقت اختصاص دهید. در مورد فرم سوالات تصمیم بگیرید. شرکت کنندگان می توانند بلافاصله پس از ارائه از آنها به صورت شفاهی س askال کنند. سپس باید از میکروفن های اضافی مراقبت کنید. س Quesالات را می توان به صورت کتبی نیز ارسال کرد ، سپس باید به مکانی که شنوندگان یادداشت را در آن قرار می دهند فکر کنید. می توانید برخی از س questionsالات را از قبل آماده کنید.
مرحله 4
دستور کار خود را تنظیم کنید. ترتیب سخنرانی ها می تواند متفاوت باشد ، به موضوع بستگی دارد ، اما در هر صورت ، بهتر است در ابتدای کنفرانس درباره موضوعات کلی بحث کنید و سپس به سراغ جزئیات بروید. بعد از هر یک و نیم تا دو ساعت کار ، یک استراحت کوتاه را انجام دهید (ایده خوبی است که یک استراحت قهوه ترتیب دهید) ، و در وسط - یک استراحت طولانی ، که در طی آن شرکت کنندگان می توانند استراحت کنند و ناهار بخورند. اگر کنفرانس کوتاه باشد (به عنوان مثال ، انتخاب مجدد) ، وقفه های طولانی مدت لازم نیست.
مرحله 5
شرایط ابزار فنی را بررسی کنید. رایانه و پخش کننده ویدیوی خود را بررسی کنید. از مجریان بپرسید که به چه تجهیزاتی نیاز دارند و چه برنامه هایی باید در آنجا باشد. از مجریان بخواهید قبل از کنفرانس تصاویر بصری ارائه دهند. بسیار خوب است اگر شخصی که با کامپیوتر کار می کند لیستی از زمان ارائه کدام سخنرانی داشته باشد. قبل از کنفرانس ، بررسی کنید آیا همه سخنرانان وارد شده اند ، آیا در موضوع تغییراتی ایجاد شده است.
مرحله 6
به سخنان آغازین خود فکر کنید. شما باید چند کلمه خوش آمد گویی به شرکت کنندگان بگویید ، توضیح دهید که کنفرانس به چه رویدادی اختصاص یافته است ، روش کار ، قوانین. قبل از شروع کنفرانس گزارش دهی و انتخابات ، حرف را به رئیس کمیسیون احصا بدهید که باید بگوید چه تعداد نماینده قرار بود و چه تعداد حضور دارند. اگر تعداد کمی وجود دارد ، شروع رویداد را پیشنهاد کنید. گاهی اوقات در این لحظه مناسب است که سرود یک کشور یا یک سازمان بین المللی را بخوانیم. پیشنهاد انتخاب رئیس ، دبیر ، کمیسیون شمارش و ویراستاری. در بسیاری از موارد ، لیست ها می توانند از قبل تهیه شوند. بعلاوه ، رئیس می تواند این رویداد را رهبری کند ، وی پیش نویس دستور کار را اعلام می کند (بهتر است قبل از شروع آن را تایپ و چاپ کنید). ابتدا پیش نویس تصویب می شود ، سپس تغییراتی در آن اضافه می شود و پس از آن دستور کار به طور کلی تصویب می شود.
مرحله 7
در طول کنفرانس ، مجری ، صرف نظر از اینکه رئیس است یا نه ، باید دائماً در اتاق باشد. این اوست که در هنگام بوجود آمدن مسائل سازمانی تصمیم می گیرد. اگر هنوز هم نیاز به ترک دارید ، مسئولیت های خود را به عهده افرادی از همفکران خود بگذارید.
مرحله 8
کنفرانس معمولاً با اتخاذ نوعی تصمیم به پایان می رسد. رئیس متن متن پیش نویس را می خواند ، مخاطبان تغییرات و اضافاتی را ایجاد می کنند ، کمیته تحریریه آنها را معرفی می کند ، پس از آن تصمیم تصویب می شود.
