یکی از انواع نامه های تجاری ، خبرنامه است. خطاب به شرکای شرکت است و باید حاوی اطلاعات جامعی درباره شی not اطلاع رسانی گیرنده باشد. غالباً چنین سندی یک نامه پاسخ است ، مطالبی به آن پیوست می شود که شامل اطلاعاتی است که به مخاطب تحویل داده می شود.
لازم است
- - اسناد شرکت ؛
- - اطلاعاتی که باید به مخاطب منتقل شود.
- - جزئیات گیرنده ؛
- - قوانین کار اداری.
دستورالعمل ها
مرحله 1
گوشه سمت چپ و بالای خبرنامه باید حاوی نام شرکتی باشد که مایل است اطلاعات خاصی را به گیرنده منتقل کند. آدرس کامل محل شرکت را وارد کنید ، شماره تلفن تماس بگیرید. اگر شرکت مهر دارد ، باید آن را قرار دهید ، زیرا شامل تمام جزئیات لازم است. تاریخ نامه ، شماره خروجی آن را مشخص کنید. به طور معمول ، نامه اطلاعاتی پاسخی به نامه درخواست است. در این حالت ، شماره و تاریخ سند ورودی را بنویسید.
گام 2
گوشه بالا سمت راست باید حاوی اطلاعاتی در مورد مخاطب باشد. اگر نامه اطلاعاتی خطاب به رئیس یک شرکت خاص است ، اطلاعات شخصی ، عنوان شغلی ، نام شرکت و آدرس کامل محل سکونت وی را با یک کد پستی نشان دهید.
مرحله 3
موضوع خبرنامه را وارد کنید. به عنوان مثال ، یک جلسه یا یک محصول جدید. قسمت اساسی نامه شامل اطلاعات است ، اطلاعاتی که باید به گیرنده منتقل شود. این باید با کلمات آغاز شود: "ما شما را به توجه شما می رسانیم …" ، "ما شما را در مورد …" ، "ما شما را در مورد …". این بستگی دارد که هدف نامه پاسخ چیست ، که باید به طور خلاصه در سند شرح داده شود و شامل داده های لازم باشد.
مرحله 4
به طور معمول ، مطالب باید به خبرنامه ضمیمه شوند. اینها می تواند لیست قیمت ها ، آگهی ها ، قراردادها و سایر اسناد باشد. نام پیوستها باید در انتهای نامه و همچنین تعداد ورقهای مواد پیوست شده مشخص شود.
مرحله 5
شما باید خبرنامه را با عبارت: "با احترام به شما …" و موارد مشابه به پایان برسانید. در مرحله بعد ، موقعیت ، اطلاعات شخصی تنها دستگاه اجرایی ، معاون وی یا دفتر کار وی وارد می شود. یکی از افراد ذکر شده (بسته به اینکه چه کسی مجاز به نوشتن و ارسال نامه های تجاری به شرکت است) امضای خود را قرار می دهد ، شماره تلفن تماس وی را نشان می دهد.
