شما به یک سند فوری احتیاج دارید ، اما به خاطر نمی آورید کجا آن را قرار داده اید؟ به زندگی اداری خود نظم دهید ، همه چیز را در پوشه های شماره دار مرتب کنید - این کار شما را راحت تر می کند.
ما همه چیز را به ترتیب در روزنامه ها قرار می دهیم
اگر اسناد کمی وجود دارد و مربوط به یک قسمت از برنامه است ، لازم است همه آنها را در یک مکان ، ترجیحاً در یک پوشه قرار دهید. اما ، به عنوان یک قاعده ، یک پوشه کافی نیست ، باید چندین مورد وجود داشته باشد. به عنوان مثال ، یک پوشه با اسناد تشکیل دهنده یک شرکت ، برای نامه ها ، برای قرارداد با تامین کنندگان و غیره
با گسترش شرکت ، تعداد پوشه ها افزایش می یابد. شاید برای آنها نه یک قفسه بلکه چندین قفسه لازم باشد. و سپس کارمندانی ظاهر می شوند که جریان اسناد و پوشه های خود را دارند. یعنی اولین قاعده توزیع اسناد در پوشه های موضوعی است که باید در قفسه باشد.
اکنون این صنعت سینی های افقی و عمودی تولید می کند. آنها بسیار کاربردی هستند ، فضای کمی را اشغال می کنند ، به خوبی روی میز قرار می گیرند و داشتن اسناد اصلی و اغلب استفاده شده را بدون نیاز به خرید مبلمان جدید امکان پذیر می کنند.
ثبت
اگر اسناد زیادی وجود دارد ، می توانید برای آنها یا چندین ثبت نام ویژه (دفتر ثبت نام) ایجاد کنید. به عنوان مثال ، سیاهههای مربوط به اسناد ورودی و خروجی. آنها حاوی تاریخ ثبت و شماره سند ورودی (خروجی) ، محتوای مختصر و یا نام آن و محل ارسال سند (به کدام بخش ، به کدام مقام رسمی تحویل داده شده ، در کدام پوشه قرار داده شده است ، و غیره).)
برای بعضی از پوشه ها یا پوشه ها ، اگر اسناد زیادی وجود داشته باشد و پوشه های مشابه زیادی وجود داشته باشد (ممکن است) ، شما ممکن است نیاز به ثبت اسناد در هر پوشه داشته باشید ، یعنی لیستی از آنها ، که تو در تو قرار دارد یا به طریقی در وسط پوشه به هر سندی می توان یک عدد اختصاص داد (اگر قبلاً آنجا نبود) یا خود را به آن بدهید. در این صورت نیازی به ورق زدن تمام مدارک نخواهید داشت ، اما فقط به لیست آنها نگاه کنید و سپس شماره لازم را بردارید.
اسناد را در پوشه ها ، سینی ها و قفسه های مناسب قرار دهید ، آنها را به موقع شروع کنید ، همه چیز را به سرعت و به راحتی پیدا خواهید کرد.
مرتب نگه داشتن محل کار
محل کار باید به ترتیب حفظ شود. سعی کنید میز خود را روزانه یا حداقل هر چند روز یک بار تمیز کنید. می توانید اسناد لازم را روی میز بگذارید ، بقیه را در پوشه ها ، داخل سینی ها و قفسه ها بگذارید و اگر آنها را از شخصی گرفتید ، آنها را برگردانید. فقط اگر آن را بدهید بهتر است به خوبی بخاطر داشته باشید چه کسی یا حتی آن را یادداشت کنید.
و در نهایت. شخصی که اسنادش همیشه درجاست ، به راحتی پیدا می شود و به موقع آورده می شود ، همیشه در کنار مقامات خوب است. این را از صمیم قلب برای شما آرزو می کنیم.
