عصاره ای از پروتکل ویژگی ضروری جریان کار هر سازمانی است. با داشتن یک نیروی قانونی مشابه سند اصلی ، این متن باید شامل تمام جزئیات لازم باشد. در تهیه اسناد مربوطه باید به جزئیات توجه شود.
به عنوان یک قاعده ، الزامات مربوط به اجرای استخراج از صورتجلسه در هر شرکت مطابق با قوانین داخلی گردش کار ایجاد می شود. با این حال ، هنجارهای پذیرفته شده عمومی برای چگونگی تنظیم این سند وجود دارد.
استخراج از صورت جلسه کپی دقیق متن متن اصلی در مورد یک موضوع خاص است. بنابراین ، یک عصاره از صورت جلسه باید شامل نام هیئت حاکمه باشد که جلسه آن ضبط شده است. به طور معمول ، این اطلاعات در عنوان سند نشان داده شده است. در اینجا نوع سند "پروتکل" به "استخراج از پروتکل" تغییر می کند. در بعضی موارد ، کتیبه "بیانیه" در گوشه سمت راست بالای سند آورده شده است.
علاوه بر این ، برای حفظ نیروی قانونی نسخه اصلی ، استخراج از پروتکل باید حاوی اطلاعاتی باشد:
- تاریخ ، مکان و زمان جلسه
- اطلاعات در مورد وجود حد نصاب برای تصمیم گیری ؛
- اطلاعات مربوط به شخصی که وظایف رئیس ریاست را انجام می دهد ؛
- اطلاعات مربوط به شخصی که وظایف منشی را انجام می دهد.
دستور کار جلسه به یک موضوع خاص خلاصه می شود که برای آن متن آماده می شود. به همین ترتیب ، کلیه بخش های مربوط به بحث در مورد مسائل شخص ثالث از سند خارج می شوند.
بررسی موضوع در دستور کار ، که متن آن در حال تهیه است ، دقیقاً با شماره سریال ، عبارت ، روند بحث و تصمیمات اتخاذ شده ارائه شده است.
در پایان ، استخراج توسط رئیس هیئت رئیسه امضا شده و توسط مهر تأیید می شود. متعاقباً با تأیید صحت اصالت آن "عبارت صحیح است" ("صحیح") و امضای منشی با رمزگشایی قرار داده می شود.
عصاره اصلی صورتجلسه ها توسط مهر و امضای شخص مجاز شماره گذاری ، بخیه زده و تأیید می شود.
