در طول فعالیت های تولیدی خود ، هر بنگاه اقتصادی اسناد زیادی را ایجاد می کند که باید برای برخی و گاهی اوقات به مدت طولانی ذخیره شود. برای این است که سازمان بایگانی ضروری است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
شرایط لازم را برای ذخیره اسناد در بایگانی ایجاد کنید. اول از همه ، اتاق باید از نفوذ مستقیم نور خورشید محافظت شود ، سطح رطوبت هوا نباید بیش از حد مجاز باشد و دسترسی به افراد غیر مجاز نیز باید بسته شود.
گام 2
لطفا توجه داشته باشید که با توجه به شرایط لازم برای بایگانی ، قرارگیری آن در ساختمانهای چوبی ، ساختمانهای فرسوده ، ساختمانهای دارای پایه مرطوب ، زیر شیروانی یا زیرزمین مجاز نیست. در عین حال ، محل های در نظر گرفته شده برای ذخیره اسناد مختلف بایگانی در ساختمان سازگار باید از بقیه مکان هایی که در این ساختمان واقع شده اند جدا شود. همچنین ، قرار دادن بایگانی در محل ساختمان که توسط خدمات پذیرایی عمومی ، سازمانهایی که مواد خطرناک شیمیایی یا آتش سوزی را ذخیره می کنند ، انبارهای مواد غذایی مجاز نیست.
مرحله 3
بایگانی سازمان را در ساختمانی که برای ذخیره سوابق اقتباس یا ساخته شده است ، قرار دهید. مطابق با ایمنی در برابر آتش باید اتاق را از اشیا haz خطرناک خارج کرد. به عنوان مثال ، اینها شامل پارکینگ ، پمپ بنزین ، گاراژ است. همچنین ، نباید اجسامی وجود داشته باشد که هوا را در نزدیکی محوطه بایگانی شرکت آلوده کنند.
مرحله 4
هنگام انتخاب اتاقی مناسب برای سازماندهی بایگانی ، توجه داشته باشید که برای عملکرد عادی بایگانی به چندین اتاق جداگانه نیاز است: فضای دریافت اسناد ؛ محل استفاده از اسناد ذخیره شده. اتاق کار برای کارمندان بایگانی.
مرحله 5
ذخیره بایگانی را از مکان های آزمایشگاهی ، خانگی و صنعتی دور کنید. در عین حال توجه داشته باشید که مجاری تهویه مشترکی با خود نداشته و با استفاده از دیوارها و سقف های مقاوم در برابر آتش با حداقل دو ساعت مقاومت در برابر آتش ، از اتاق های همسایه جدا شود. همچنین ، در اتاق بایگانی ، تخمگذار فاضلاب و لوله های آبرسانی مستثنی است.
مرحله 6
برای تنظیم سازمان ذخیره سازی "مقررات مربوط به ذخیره سازی اسناد" را تنظیم کنید و آن را با سر تصویب کنید. علاوه بر این ، با دستور رئیس ، باید شخصی منصوب شود که مسئولیت بایگانی را به عهده داشته باشد. همچنین ، یک کمیسیون تخصصی ویژه در حال ایجاد است ، که به طور دوره ای اسناد را برای انطباق با دوره های ذخیره آنها بررسی می کند.
