کارهای اداری به درستی سازمان یافته یکی از م componentsلفه های کار موفقیت آمیز هر (حتی یک شرکت کوچک) است. در واقع ، اولین برداشت از شرکای تجاری به نحوه تنظیم اسناد اصلی (سفارشات ، دستورالعمل ها ، نامه ها و …) بستگی دارد. همچنین مهم است که جریان اسناد ورودی ، خروجی و داخلی با چه سرعتی عبور می کند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
یک کارمند خاص باید مسئول گردش کار در شرکت باشد. اگر بنگاه اقتصادی خیلی بزرگ نباشد ، منشی است ، معاون دبیر است. اگر سازمان بیش از یک زیرمجموعه را شامل شود (به خصوص اگر مکان های مختلف سرزمینی داشته باشند) ، یک سرویس م institutionسسه آموزشی پیش دبستانی سازمان یافته است (پشتیبانی اسناد مدیریت).
آنها کسانی هستند که دستورالعمل های شرکت را برای کارهای دفتری تهیه می کنند ، آن را اصلاح می کنند و تغییراتی ایجاد می کنند. هنگام تهیه سند ، می توانید "قوانین کار اداری در نهادهای اجرایی فدرال" را مبنا قرار دهید.
گام 2
این یک مرحله مهم و مهم است ، زیرا پس از تصویب دستورالعمل های مربوط به کار اداری ، اسناد موجود در شرکت باید مطابق با سبک خاصی باشد:
- محل جزئیات (طولی ، زاویه ای) ؛
- فونت شرکتی
- قالب (اندازه کاغذ ، تورفتگی ها).
علاوه بر فرم های نمونه شرکت ، دستورالعمل ها باید مواردی مانند سازمان ثبت اسناد ورودی / خروجی را منعکس کنند. سازمان کنترل بر اجرای اسناد و تصمیمات گرفته شده. تهیه و انتقال اسناد به بایگانی و غیره
مرحله 3
تشکیل پوشه هایی که اسناد مربوط به یک موضوع خاص در آنها ثبت می شود باید مطابق با نام پرونده ها انجام شود. بر اساس "لیست اسناد استاندارد مدیریت تولید شده در فعالیتهای سازمان ، نشانگر زمان نگهداری" توسط شخص مسئول نگهداری سوابق تهیه می شود.
مرحله 4
با توجه به این واقعیت که کار در زمینه توسعه نامگذاری موارد گسترده است ، به دانش گسترده ای نیاز دارد ، سازماندهی کار بر روی آن با مشارکت نمایندگان خدمات و ادارات جداگانه صحیح تر است. آنها لیستی از موارد (که دوره های ذخیره سازی را نیز نشان می دهد) ، که در خدمات یا بخش تشکیل می شود ، تهیه می کنند و موسسه آموزشی پیش دبستانی نامگذاری خلاصه ای از پرونده ها را برای شرکت انجام می دهد.
مرحله 5
برای تسهیل کار با اسناد ، تعداد بیشتری از شرکتها از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) استفاده می کنند. می توان برای هر سازمانی (با تعداد کارمندان 7 یا 2000) یک EDMS کارآمد کار کرد. امروزه از نظر نسبت قیمت / کیفیت کارآمدترین سیستم هایی مانند "Delo" ، "EVFRAT-Management Document" هستند.
اما حتی اگر شرکت شما هنوز قادر به خرید EDMS نباشد ، برنامه های استاندارد Microsoft Office به کمک شما می آیند. با استفاده از ابزار معمول Word ، Excel ، PowerPoint ، کاملاً امکان سازماندهی طراحی اسناد مطابق با الزامات هویت سازمانی ، تنظیم جریان اسناد الکترونیکی وجود دارد.
