در طول فعالیت اقتصادی ، رهبران شرکت قراردادهای مختلفی را با تأمین کنندگان و خریداران منعقد می کنند. برای اینکه بتوانند مدت زمان این مقررات را ردیابی کنند ، برخی از سازمانها از اصطلاحاً ثبت قراردادها استفاده می کنند. به طور کلی ، مفهوم "ثبت" به معنای ثبت مشخصی از اسناد ورودی و خروجی است. چگونه چنین پایگاه داده ای ایجاد کنیم؟
دستورالعمل ها
مرحله 1
اول ، شما باید تصمیم بگیرید که چه اطلاعاتی می خواهید در رجیستری مشاهده کنید ، یعنی مهمترین معیارها را برای خود برجسته کنید. پس از آن ، در ژورنالی که هم در Excel قابل انجام است و هم با استفاده از یک دفترچه یادداشت معمولی (ترجیحاً با فرمت A4) ، جدول تهیه کنید.
گام 2
اگر در روش دوم متوقف شدید ، ابتدا صفحه عنوان را تهیه کنید. مشخصات سازمان ، یعنی INN ، KPP ، OKATO ، آدرس حقوقی و رئیس سازمان را روی آن بنویسید. در وسط ، "ثبت قرارداد برای (دوره را مشخص کنید)" بنویسید.
مرحله 3
بعد ، در ورق بعدی ، جدول متشکل از شش ستون ایجاد کنید. در ستون اول ، تعداد قرارداد منعقده با طرف مقابل را نشان دهید ، در ستون دوم - تاریخ سند قانونی نظارتی ، و در ستون سوم - تاریخ انقضا آن.
مرحله 4
در مرحله بعد ، نام طرف مقابل ، پیمانکار و موضوع قرارداد را مشخص کنید ، به عنوان مثال ، توسعه برنامه های حسابداری. در صورت تمایل ، می توانید مبلغ قرارداد را مشخص کنید ، چه توافق نامه اضافی وجود داشته باشد و چه شرایط دیگر. قاعدتاً قراردادها به ترتیب زمانی وارد می شوند. پس از پایان دوره ، توصیه می شود که سند را با رئیس سازمان فلش ، شماره گذاری و امضا کنید. پس از آن ، رجیستری را به بایگانی تحویل دهید.
مرحله 5
همچنین ، برای کامپایل رجیسترها ، می توانید از برنامه ویژه ای که "Registry of contract" نام دارد استفاده کنید. این امکان را برای شما فراهم می کند تا پرداخت های تحت قرارداد ، تاریخ انقضا این اسناد را پیگیری کرده و همچنین سوابق مبالغ پرداختی را ثبت کنید. این برنامه به طور خودکار لیستی ایجاد می کند که بعد از انقضا مدت می توانید آن را روی کاغذ چاپ کنید.
مرحله 6
می توانید در روش سوم ، یعنی استفاده از برنامه اکسل متوقف شوید. ستون های جدول می توانند محتوایی تقریبی داشته باشند ، همانند استفاده از روش اول. در پایان دوره ، ثبت را چاپ کنید و آن را برای امضا به حسابدار اصلی بدهید.
