هر شرکت قراردادهایی منعقد می کند (نیروی کار ، تأمین کالا ، خرید کالا). به طور معمول ، آنها در بایگانی ها ذخیره می شوند. برای سهولت استفاده از این اسناد و همچنین از بین بردن دلیل از بین رفتن آنها ، آنها ثبت می شوند. یک ژورنال ویژه ایجاد می شود ، که در آن جزئیات قراردادها ، توافق نامه های اضافی با آنها ثبت می شود و ترتیب زمانی حرکت آنها نیز ایجاد می شود.
لازم است
- - مجله حسابداری قراردادها به صورت کاغذی ؛
- - محصول نرم افزاری برای حسابداری قراردادها ؛
- - اسناد شرکت
دستورالعمل ها
مرحله 1
هیچ فرم واحدی برای سند حسابداری قراردادها وجود ندارد. اما می توانید خودتان آن را توسعه دهید یا یک محصول نرم افزاری ویژه خریداری کنید که برای ذخیره اطلاعات مربوط به قراردادها طراحی شده است. اما اولین گزینه رایگان است ، اگر به هزینه های اضافی نیاز ندارید در آنجا توقف کنید.
گام 2
نام سند را در صفحه عنوان مجله حسابداری قرارداد بنویسید. لطفا نام شرکت خود را وارد کنید اگر شرکت به اندازه کافی بزرگ باشد ، توصیه می شود برای هر واحد ساختاری مجله جداگانه داشته باشید. در این حالت نام دپارتمان را بنویسید. تاریخ ثبت سند ، اطلاعات شخصی ، موقعیت مسئول نگهداری مجله را وارد کنید. به عنوان یک قاعده ، این یک افسر پرسنل است که با پرسنل قرارداد تنظیم می کند ، یک کارمند بخش حقوقی که درگیر قرارداد با طرفین است.
مرحله 3
نام سند را در صفحه عنوان مجله حسابداری قرارداد بنویسید. لطفا نام شرکت خود را وارد کنید اگر شرکت به اندازه کافی بزرگ باشد ، توصیه می شود برای هر واحد ساختاری مجله جداگانه داشته باشید. در این حالت نام دپارتمان را بنویسید. تاریخ ثبت سند ، اطلاعات شخصی ، موقعیت مسئول نگهداری مجله را وارد کنید. به عنوان یک قاعده ، این یک افسر پرسنل است که با پرسنل قرارداد تنظیم می کند ، یک کارمند بخش حقوقی که درگیر قرارداد با طرفین است.
مرحله 4
با استفاده از صفحه گسترده هشت نمودار ایجاد کنید. چاپ روی کاغذ در ستون اول مجله ، شماره سریال قرارداد را وارد کنید ، در ستون دوم - شماره سندی که در پایان به آن اختصاص داده شده است. در ستون های سوم و چهارم مجله حسابداری قرارداد ، تاریخ شروع ، تاریخ انقضا سند را بنویسید. در ستون پنجم موضوع قرارداد را مشخص کنید. به عنوان مثال ، برای تأمین قطعات.
مرحله 5
در ستون ششم ، نام طرف مقابل (تأمین کننده ، خریدار) ، کارمند (هنگام در نظر گرفتن قرارداد کار با پرسنل) را وارد کنید. در ستون هفتم ژورنال ، بنویسید که قرارداد در کدام پوشه قرار دارد (به طور معمول ، تعدادی از پوشه ها به پوشه ها اختصاص می یابد) ، محل پوشه را نشان دهید. در ستون هشتم ، امضای شخص مسئول ذخیره اسناد (نشان دادن نام خانوادگی ، حروف اول) را ضمیمه کنید. هنگام تغییر کارمند ، یک قانون انتقال قراردادها ، یک ژورنال برای حسابداری آنها تنظیم کنید.
مرحله 6
اگر پیگیری دستی دستی برای قراردادها ناخوشایند به نظر می رسد ، تولید یک محصول نرم افزاری را سفارش دهید یا یک برنامه آماده بخرید. این ممکن است مقداری هزینه کند ، اما در قالب الکترونیکی چنین مجله ای مزایایی دارد. به عنوان مثال ، هنگام ثبت قرارداد ، می توانید مسیر دستیابی به سندی را در رایانه مشخص کنید.
