مکاتبات تجاری بخشی جدایی ناپذیر از بسیاری از فرایندهای تولید است. پاسخ قابل توجهی از درخواست های رسمی سازمان های مختلف ، از جمله سازمان های کنترل کننده ، جایگاه قابل توجهی در آن دارد. برای چنین نامه هایی ، یک سبک تجاری رسمی لازم است ، کاملاً قابل قبول است ، علاوه بر این ، چرخش های اداری ترجیح داده می شوند. جایی برای احساسات در آنها وجود ندارد ، حتی اگر ادعاهایی مبنی بر نامناسب بودن درخواست تجدیدنظر دریافت کنید.
ضروری است
- - یک کامپیوتر؛
- - دسترسی به اینترنت یا چاپگر ؛
- - سربرگ شرکت؛
- - نامه الکترونیکی ، پیک یا بازدید شخصی از دفتر مخاطب (نه در همه موارد) ؛
- - متن نامه ای که به آن پاسخ می دهید.
دستورالعمل ها
مرحله 1
برای نوشتن پاسخ خود از سربرگ استفاده کنید. فراموش نکنید که یک شماره خروجی را به نامه اختصاص دهید ، آن را در منشی یا دفتر ثبت کنید و تاریخ را قرار دهید.
گام 2
پاسخ را به شخصی که امضای او در زیر نامه است خطاب کنید. معمولاً عنوان و نام خانوادگی را با حروف اول نشان می دهد. سعی کنید نام و نام خانوادگی او را پیدا کنید. این کار را با استفاده از اینترنت یا یک تماس تلفنی مستقیم با سازمانی که نامه از آن گرفته شده انجام دهید. معمولاً در پایین نامه رسمی نام خانوادگی مجری و شماره تلفن وی نشان داده می شود. در صورت نیاز این اطلاعات برای تعامل بیشتر مفید خواهد بود. با این حال ، پاسخ باید به نام شخصی که امضای وی تحت درخواست تجدیدنظر خواهی از شماست ، معطوف شود. حروف اول وی در "عنوان" جواب کافی است. اما نامه باید با آدرس با نام و نام مستعار آغاز شود: "ایوان ایوانویچ عزیز!"
مرحله 3
در ابتدای پاسخ خود ، داده های خروجی نامه را نشان دهید. معمولاً درخواست تجدیدنظر رسمی حاوی یک شماره خروجی است ، تاریخ اجباری است. جمله عمومی پذیرفته شده عبارت اول: "در پاسخ به نامه شما (درخواست تجدیدنظر ، درخواست اطلاعات ، ادعا ، شکایت - بسته به شرایط) شماره فلان و از فلان تعداد ، ما آن را ضروری می دانیم (گزینه - ما می توانید) موارد زیر را گزارش دهید."
مرحله 4
سپس به همان ترتیب که در آن نامه آمده است ، به س questionsالات موجود در نامه پاسخ دهید.
مرحله 5
اگر از نظر شما هرگونه ادعا یا ادعایی توسط شخص نویسنده یا سازمان شما توسط نویسنده نامه غیرقانونی است ، نشانگر عدم رضایت آنها و توضیح دلیل آن با مراجعه به مقررات قانون فعلی است که نظر ، متناقض
مرحله 6
در پایان پاسخ خود از عبارت "احترام" استفاده کنید. مجبورید این کار را انجام دهید ، حتی اگر فکر می کنید مخاطب شایسته احترام نیست. با این حال ، نیازی به نشان دادن این نظر نیست. فراموش نکنید که عنوان ، نام خانوادگی و حروف اول را نیز وارد کنید. اگر در حال ارسال پاسخ کاغذی هستید ، لطفاً امضای خود را در زیر آن قرار دهید.
