دیر یا زود ، هر کارمند با این سوال روبرو می شود: چگونه می توان به درستی گزارشی از کار خود تهیه کرد. هر گزارش ابزاری مهم برای کارمند و مدیر است ، با کمک این نوع ارتباط رسمی ، مدیر اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت می کند ، که برای تجزیه و تحلیل و ارزیابی فعالیت های کارمند به آنها نیاز دارد.
دستورالعمل ها
مرحله 1
اول از همه ، لازم است مشخص شود که چه نوع گزارشی باید تهیه شود: یکبار مصرف یا کار. گزارش های یک بار مصرف معمولاً براساس نتایج فعالیت های خاص تهیه می شوند و کارگران به شما امکان می دهند کارهای انجام شده توسط کارمند را به صورت دوره ای (حجم و نتیجه) آنالیز کنید.
گزارش های دوره ای می تواند: روزانه (می تواند برای نظارت بر پروژه های مهم کوتاه مدت یا در طول دوره آزمایشی کارمند استفاده شود) ، هفتگی (شایع ترین) ، ماهانه ، سه ماهه و آماده (این نوع گزارش حاوی مقدار زیادی اطلاعات تحلیلی است و معمولاً در اختیار مدیریت ارشد قرار می گیرد).
گام 2
بنابراین چگونه گزارش شغلی را به درستی می نویسید؟
ابتدا باید در مورد زمان گزارش تصمیم گیری کنید و در برنامه کاری خود زمان تهیه آن را برنامه ریزی کنید. این می تواند مقدار کمی از زمان در روز باشد ، یا زمان مشخصی برای تهیه یکباره کل گزارش اختصاص یابد ، مهمترین نکته این است که تا پایان مهلت تعیین شده به تأخیر نیندازید.
مرحله 3
اول از همه ، در مورد اهداف نهایی کار خود تصمیم بگیرید. محتوای گزارش باید آموزنده ، روشن و ترجیحاً مختصر باشد. در مورد "قانون هفت" فراموش نکنید ، که می گوید آگاهی ما قادر است به طور همزمان 7 عنصر را همزمان جذب کند (+/- 2). بر این اساس ، مطلوب است که دقیقاً این تعداد نکته یا بخش در گزارش برجسته شود.
مرحله 4
این مهم است که بتوانید روی نتایج فعالیت های خود تمرکز کنید ، توصیف کنید چه کارهایی انجام شده است و نه فقط لیست اقدامات انجام شده برای یک دوره خاص.
مرحله 5
برای وضوح بیشتر ، پاسخ خود را با جداول ، تصاویر ، نمودارها ارائه دهید.
مرحله 6
اگر شرکت شما قبلاً فرمهای گزارش تهیه کرده باشد (فرمها ، جدولهایی که باید با ارائه نظرات شما پر شود) وضعیت ساده شده است.
مرحله 7
این فقط آنچه شما در گزارش نوشتید مهم نیست ، بلکه نحوه ارسال آن نیز مهم است. در اینجا باید قانون طلایی را به خاطر بسپارید: گزارش های روزانه در پایان روز کاری ارسال می شوند ، و نه صبح روز بعد. هفتگی - جمعه شب ، نه صبح دوشنبه.
مرحله 8
نکته دیگر: قبل از ارسال گزارش ، آن را دوباره بخوانید ، سعی کنید آن را از طریق چشم مدیریت خود انجام دهید. چه سوالاتی دارید؟ شاید لازم باشد چیزی اضافه کنیم یا برعکس ، اطلاعات را تا حد ممکن ساده کنیم.
