در طی فعالیت اقتصادی سازمان ، مدیران ممکن است با چنین شرایطی روبرو شوند که به دلایلی ، اسناد اولیه از بین بروند. در این حالت ، کارآفرین باید تمام اسناد از دست رفته را بازیابی کند. اگر این کار انجام نشود ، اداره مالیات ممکن است مدیر را به مسئولیت اداری برساند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
اول از همه ، دلیل از دست دادن اسناد را مشخص کنید. به عنوان مثال ، اگر اسناد در شرایط اضطراری (آتش سوزی ، سیل و غیره) از بین رفت ، موجودی خود را انجام دهید. برای این کار ، اعضای کمیسیون موجودی ، زمان بازرسی را تعیین کنید و با یک سند اداری شی موجودی را تعیین کنید. در این دستور ، شما باید دلیل تأیید اسناد اولیه را نیز ذکر کنید.
گام 2
در پایان موجودی ، یک قانون تنظیم کنید و آن را با امضای سر تصویب کنید. اگر آتش سوزی رخ داده است ، از بدن سازمان آتش نشانی دولتی گواهی بگیرید. اگر سیل وجود دارد ، از وزارت امور اضطراری تأیید بگیرید.
مرحله 3
اگر اسناد گم شده یا توسط شخصی تخریب شده است ، باید کمیسیونی را برای تحقیق تعیین کنید. این باید شامل نمایندگان مقامات تحقیق ، محافظان امنیتی و سایر افراد مسئول باشد. هنگام سرقت اسناد ، حتما با پلیس تماس بگیرید.
مرحله 4
در مراحل تهیه موجودی ، لیستی از اسناد گمشده تهیه کنید. به یاد داشته باشید ، باید دقیق باشد. به عنوان مثال ، شما فاکتورها را گم کرده اید. در این حالت باید شماره و تاریخ آنها را ذکر کنید. لیست اسناد را با رئیس و حسابدار اصلی تأیید کنید.
مرحله 5
در مورد از بین رفتن اسناد اولیه اعلانی را به خدمات مالیاتی خود ارسال کنید. نسخه ای از اسناد تایید کننده واقعیت تلف شدن را به نامه ضمیمه کنید. همچنین یک نسخه از موجودی خود را ضمیمه کنید. کلیه مدارک را با مهر سازمان و امضای رئیس تصدیق کنید.
مرحله 6
سپس اسناد گمشده را بازیابی کنید. برای این کار می توانید از نسخه الکترونیکی حسابداری استفاده کنید. در صورت نیاز به بازگرداندن اسناد اولیه دریافت شده از طرف های مقابل ، نامه ای را به آدرس آنها پر کنید و درخواست تکثیر فرم ها را ارسال کنید. کلیه اسناد باید توسط افراد مسئول و مهر سازمان ها امضا شود.
