کار در دفتر بخش مهمی از فعالیت های هر شرکت است ، که به شما امکان می دهد کلیه اسناد اداری و تجاری را ثبت کنید. یک کارمند یا یک واحد کل ، که وظایف آن شامل کار اداری است ، صرف نظر از شکل مالکیت آن ، در هر بنگاه اقتصادی وجود دارد. کارهای دفتری و دفتری که با مهارت انجام می شود ، تضمینی برای کار هماهنگ کل سازمان و پاسخ سریع آن به تغییرات در شرایط تجاری و بازار است.
کار دفتر برای چیست؟
دیر یا زود ، پس از شروع فعالیت ها ، هر سازمانی با نیاز به سازماندهی کار با اسنادی روبرو می شود که ابزار اصلی مدیریت است ، زیرا انتقال راهنما با کمک آنها انجام می شود و تصمیمات مدیریت ابلاغ می شود به یک مجری خاص سیستم کار اداری در شرکت برای اطمینان از استاندارد سازی و یکنواختی اسناد ، سازماندهی حسابداری و ذخیره سازی آن به منظور تسهیل کار با اسناد تجاری طراحی شده است. عملکرد سیستم کار اداری شامل موارد زیر است:
- سازمان صحیح گردش کار ، اطمینان از انتقال سریع اسناد در کوتاهترین مسیر با کمترین زمان مصرف ، به شما امکان می دهد عبور هر سندی و اجرای آن را در زمان مقرر کنترل کنید.
- یک سیستم خودکار برای ثبت و حسابداری کلیه اسناد ورودی ، خروجی و داخلی ؛
- بایگانی اسناد ، که به آنها اجازه می دهد بر اساس معیارهای رسمی نظام مند شوند و آنها را به موارد مختلف تبدیل کنند.
- ایجاد نامگذاری پرونده ها - سیستمی از کدها براساس لیست عناوین پرونده ها ، تسهیل سیستم سازی آنها و تعیین دوره های نگهداری بایگانی که توسط مقررات قانونی یا صنعت تعیین شده است.
اگر تمام این توابع کار با جریان اسناد در شرکت اجرا شود ، می توان گفت که سیستم کار اداری اشکال زدایی شده و در صورت لزوم کار می کند.
جنبه های سازمانی و حقوقی
هر سندی که حاوی جزئیات مربوط به شرکت باشد ، یک اوراق بهادار محسوب می شود و بنابراین عواقب قانونی برای آن تعیین می شود ، یعنی این سند می تواند قبلاً در هنگام حل اختلافات و تضادهای بوجود آمده در دادگاه ارائه شود. بنابراین ، انجام کارهای اداری باید بر اساس اسناد نظارتی انجام شود - دستورالعمل های ویژه تهیه شده ، تأیید شده توسط خدمات حقوقی و تأیید شده توسط رئیس شرکت. این دستورالعمل نه تنها یک کتابچه راهنما است ، بلکه سندی است که برای اجرای آن اجباری است ، بنابراین همه افراد علاقه مند باید در برابر امضا با آن آشنا شوند.
اشکال اسناد ، مطابق با آنکه شرکت فعالیتهای خود را انجام می دهد ، باید استاندارد شود. ترکیب جزئیاتی که باید در فرم ها نشان داده شود مطابق با GOST R 6.30-2003 «سیستم های اسناد یکپارچه تعیین می شود. سیستم واحد مستندات سازمانی و اداری. الزامات اداری. همین استاندارد الزاماتی را برای طراحی اسناد تجاری و اداری نیز تعیین می کند.
