در طی فعالیتهایشان ، بسیاری از شرکتها کارمندان خود را به سفرهای کاری می فرستند. به نظر می رسد که هیچ چیز پیچیده ای نیست - فقط کارمند یک کار را انجام می دهد و از آن کار برمی گردد. اما حتی چنین اتفاق ساده ای نیز مستلزم یک فرآیند مستند سازی نسبتاً گسترده است.
ضروری
- - گواهی سفر
- - واگذاری خدمات
- - سفارش سفر کاری
- - گزارش پیش
- - گزارش کار انجام شده
دستورالعمل ها
مرحله 1
تکلیف شغلی را برای کارمند کامل کنید که جزئیات هدف و زمان سفر کارمند را شرح می دهد. معمولاً چنین وظیفه ای توسط رئیس واحد ساختاری که کارمندی که برای سفر کاری در آن کار می کند ، طراحی می شود. سپس این تکلیف شغلی را با رئیس شرکت امضا کنید ، زیرا این شخص است که تصمیم بعدی را در مورد مصلحت این سفر کاری می گیرد.
گام 2
سفارش سفر کارمندی را تهیه کنید. چنین حکمی معمولاً بر اساس تکلیف شغلی ارائه شده توسط رئیس واحد ساختاری توسط رئیس شرکت صادر می شود. کارمندی را که به یک سفر کاری می رود با این دستور در برابر امضا آشنا کنید.
مرحله 3
براساس دستور سفر کاری ، برای کارمند گواهی سفر کاری صادر کنید. این گواهی زمان ورود کارمند به محل مقصد و زمان عزیمت وی از آنجا را نشان می دهد. با توجه به این علائم ، پس از بازگشت کارمند ، زمان واقعی او در یک سفر شغلی محاسبه و کمک هزینه سفر محاسبه می شود.
مرحله 4
به کارمند پیش پرداخت هزینه های سفر بدهید. این هزینه ها شامل پرداخت دیه ، مسافرت ، اجاره محل اقامت و … می شود. هزینه های روزانه کارمند برای هر روز حضور در یک سفر کاری و همچنین تمام روزهایی که وی در سفر می گذراند به کارمند پرداخت می شود. اگر کارمندی برای سفر کاری در داخل کشور اعزام شود ، چنین پیش پرداختی به پول ملی پرداخت می شود و اگر در خارج از کشور باشد ، به ارز کشوری که به آن سفر می کند پرداخت می شود.
مرحله 5
گزارش مربوط به کار انجام شده را براساس نتایج بازگشت کارمند از سفر کاری تهیه کنید. این گزارش میزان کار انجام شده توسط کارمند در طول سفر را نشان می دهد ، و همچنین هزینه های واقعی سفر ، از جمله کمک هزینه معاش روزانه را نشان می دهد. اسناد اصلی به چنین گزارشی پیوست می شود ، مانند: بلیط سفر ، رسید پرداخت هتل و غیره. سپس ، در مقایسه با مبالغی که به عنوان پیش پرداخت به کارمند داده می شود ، هزینه ها مجدداً محاسبه می شود: وجوه اضافی برداشت می شود یا هزینه های اضافی بازگردانده می شود. کارمند باید خود را با داده های گزارش کار انجام شده در برابر امضا آشنا کند.
