کلیه اسناد سازمان باید در بایگانی نگهداری شود. به عنوان مثال ، قانون مالیات اظهار می دارد که اسناد اولیه ، اوراق تأیید پرداخت مالیات و سایر موارد باید به مدت چهار سال محافظت شوند. اما چنین اسنادی نیز وجود دارد که می تواند بعد از یک سال از بین برود ، به عنوان مثال ، برنامه های تعطیلات. دفع باید پس از صدور عمل انجام شود.
دستورالعمل ها
مرحله 1
اول ، لازم به ذکر است که اسنادی که "هدف خود را تأمین کرده اند" تنها در صورتی می توانند وارد عمل شوند که مدت زمان انقضا قبل از اول ژانویه سال هنگام تهیه چنین مقاله ای ، یعنی اسناد 2010 باید در این عمل فقط در سال 2016 است.
گام 2
قبل از تنظیم کنش و از بین بردن اسناد و مدارک ، موجودی هایی تهیه کنید که باید توسط رئیس سازمان تأیید شود و پروتکل تنظیم کنید.
مرحله 3
توصیه می شود یک عمل به صورت جدول تهیه کنید. در گوشه بالا سمت راست ، جزئیات سازمان را مشخص کنید. سپس در زیر با حروف بزرگ "تأیید می کنم" را بنویسید ، در یک خط منظم ، موقعیت زیر را نشان دهید (مدیر ، مدیر کل و غیره) ، سپس نام خانوادگی و حروف اول را نشان دهید. تاریخ تنظیم قانون را حتی در زیر مشخص کنید.
مرحله 4
پس از آن ، هدف را مشخص کنید ، به عنوان مثال ، برجسته کردن اسناد منقضی شده برای تخریب. در مرحله بعد ، دلایل را ذکر کنید ، به عنوان مثال "براساس لیست اسناد سازمانی معمولی …"
مرحله 5
در زیر بخش جدول وجود دارد که شامل هشت ستون است. اولین شماره سریال است. مورد دوم نام سند است ، به عنوان مثال ، برنامه های تعطیلات یا مکاتبات در مورد کار با پرسنل. سوم تاریخ های پایان است ، یعنی آن تاریخ هایی که در سند نشان داده شده اند ، به عنوان مثال ، برنامه تعطیلات در سال 2010 به پایان می رسد ، بنابراین شما باید "2010" را بنویسید. لازم نیست ماه را در اینجا مشخص کنید.
مرحله 6
ستون بعدی با شماره موجودی در می آید ، اگر آنها در آنجا نیستند ، می توانید خط تیره قرار دهید. سپس شاخص پرونده را براساس نامگذاری بگذارید ، به عنوان مثال ، نمودار 05-20 ، که در آن 05 شاخص بخش است ، و دو رقم دوم شماره ترتیب پرونده است.
مرحله 7
پس از آن ، تعداد واحدهای ذخیره سازی را نشان دهید ، به عنوان مثال ، نمودار می تواند در یک نسخه واحد باشد ، اما مطابقت با فریم ها به صورت جمع است. سپس مطابق کتاب مرجع ، کادر مربوط به دوره های ذخیره سازی را پر کنید. در پایان ، در صورت لزوم ، ستون "یادداشت" را پر کنید.
مرحله 8
بعد از قسمت جدول ، بنویسید که موجودی موجود است و با توجه به تعداد و تاریخ تدوین آن توسط پروتکل سر تایید شده است.
مرحله 9
در مرحله بعدی ، جمع کل را بیان کنید ، که در تعداد اسناد آماده تخریب بیان شده است ، به عنوان مثال ، در طول دوره 2006-2010 ، 234 مورد از بین رفته است.
مرحله 10
سپس مدیر دوباره همه داده ها را بررسی می کند و سند را امضا می کند.
