دفع اسناد یک پروسه بسیار پیچیده و زمان بر است. به عنوان یک قاعده ، بسیاری از اسناد در بایگانی سازمان ها جمع می شوند ، که پس از انقضا مدت محدودیت ، باید از بین بروند ، یعنی از بین بروند. پر کردن صحیح کلیه اسناد مربوط به تخریب بایگانی بسیار مهم است. یکی از اصلی ترین اسناد ، عمل است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
ابتدا باید توجه داشت که قبل از تخریب اسناد ، باید از آنها موجودی داشته باشید ، یعنی همه تاریخ ها ، در دسترس بودن و پنهان کاری را دوباره بررسی کنید. اسنادی وجود دارد که نه تنها باید دور ریخته شود ، بلکه سوزانده شود (یا در دستگاه خرد کن نابود شود) ، تا اسرار تجاری را فاش نکند.
گام 2
حتماً اسنادی را که باید دفع شود ، ثبت کنید. همچنین ، با دستور ، افرادی را که در کمیسیون تخصصی گنجانده می شوند ، تعیین کنید. از میان آنها ، رئیس مسئول انتقال اسناد به بخش حسابداری را جدا کنید.
مرحله 3
خود اقدام در مورد دفع اسنادی که مدت انقضا منقضی شده اند ، فرم واحدی ندارد. بنابراین ، می توانید آن را به هر شکلی بسازید.
مرحله 4
ابتدا جزئیات سازمان را نشان دهید ، آنها می توانند در گوشه بالا و سمت چپ قرار بگیرند. در اینجا نام سازمان را با توجه به اسناد تشکیل دهنده ، واحد ساختاری ، جزئیات بانک ، آدرس و مخاطب نشان دهید.
مرحله 5
کمی در پایین سمت راست ، "تأیید می کنم" را بنویسید ، در زیر مدیر را نشان دهید و قسمت را تحت امضا و تاریخ تدوین بگذارید.
مرحله 6
در زیر ، در مرکز ، "قانون مربوط به تخصیص و تخریب اسنادی که تاریخ انقضای آنها گذشته است" را بنویسید. پس از آن ، در خط زیر ، پایه ، یعنی ترتیب (ترتیب) سر را نشان دهید. سپس افراد کمیسیون خبره را لیست کنید ، نام و موقعیت آنها را مشخص کنید.
مرحله 7
سپس چیزی مانند این بنویسید: "کمیسیون خبره ، با راهنمایی (لیست ، موجودی) ، اسنادی را برای تخریب اختصاص داد که مهلت قانونی آنها را از دست داده است." بعد ، داده ها را به صورت جدول مشخص کنید ، که باید شامل ستون هایی مانند شماره سریال ، تاریخ سند ، عنوان ، توضیح ، تعداد اسناد ، شماره سند در موجودی (لیست) باشد.
مرحله 8
بعد از جدول ، خلاصه کنید ، یعنی تعداد اسنادی را که باید بازیافت شود ، نشان دهید. بعلاوه ، این عمل باید توسط کلیه اعضای کمیسیون امضا شود. و رئیس باید امضا کند که اسناد به طور کامل برای بازیافت منتقل می شود. در پایان ، تاریخ تدوین را قرار دهید و همه چیز را با مهر آبی مهر سازمان مهر و موم کنید.
