در طول فعالیت های خود ، یک کارمند حسابداری یا کارآفرین مجبور است بسیاری از اسناد را پردازش کند. جریان اسناد به طور مستقیم با موفقیت توسعه تجارت افزایش می یابد. بسیاری از روشهای کار به طور گسترده ای شناخته شده است ، اما بعید است کسی کل فن آوری را به تجار تازه کار بگوید. این راهنما به شما نشان می دهد که چگونه اسناد خود را بایگانی کنید تا سردرگم یا گم نشوند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
استفاده از پرونده های شفاف کمی مشکل است. بهتر است اسناد را با استفاده از سوراخ سوراخ بایگانی کنید. مطمئناً ، پرونده های شفاف برای ذخیره اسنادی که نمی توان آنها را سوراخ کرد ، مفید خواهند بود: اسنادی که روی سربرگ تابلوی ایالتی ساخته می شوند ، اسنادی با هولوگرام و سایر مقالاتی که از جعل مصون هستند. برای بقیه اسناد ، استفاده از پرونده غیرعادی است.
گام 2
شما می توانید از یک بایندر برای ایجاد سوراخ دقیق استفاده کنید ، و هر سند بعدی را با سند قبلی هماهنگ کنید. اسناد در یک پوشه تراز می شوند ، اما اگر بخواهید سندی را به پوشه دیگری منتقل کنید ، به احتمال زیاد خارج از پشته بیرون می زند.
مرحله 3
بهترین روش برای صحافی اسناد استفاده از پانچ استاپ است. سپس ، برای هر سند ، سوراخ ها در همان مکان قرار می گیرند. اسنادی که به این روش بخیه زده می شوند دقیق ترین شکل را دارند و مجبور نیستید سوراخ های اضافی در آنها ایجاد کنید.
مرحله 4
هنگام بایگانی علاوه بر محل سوراخ ها ، باید سند را نیز به درستی جهت گیری کنید. اسنادی که روی ورق قرار گرفته اند می توانند 90 درجه خلاف جهت عقربه های ساعت بچرخند.
مرحله 5
برای اتصال اسناد ، از براکت های اصلی یا گیره های کاغذی اغلب استفاده می شود. درست است ، آنها یک اشکال دارند: یک بسته اسنادی که با منگنه یا گیره های کاغذ بسته می شوند ، در نقاط ضمیمه برآمدگی دارند ، که کار با مقاله را دشوار می کند. بهتر است ورق های یک سند چند صفحه ای را با یک قطره چسب PVA وصل کنید. در بیشتر موارد ، زمان کمتری طول می کشد و دسته ای از اسناد برجستگی ندارند.
مرحله 6
اگر اندازه سند کوچکتر از یک ورق استاندارد است ، ابتدا باید روی یک ورق استاندارد چسبانده شود ، پس از آن می توان آن را با بقیه اسناد ثبت کرد.
