تمام اسناد سازمان باید به درستی ذخیره شود. یک سیستم شفاف به شما امکان می دهد فوراً کاغذ مناسب را پیدا کنید. بعضی از انواع اسناد قوانین ذخیره سازی خاص خود را دارند ، به عنوان مثال برای سفارشات.
ضروری است
پوشه ها ، جعبه ها ، کاغذ ، کامپیوتر
دستورالعمل ها
مرحله 1
یک ثبت سفارش ایجاد کنید که تمام سفارشات سازمان ثبت شود. ژورنال باید لزوماً محدود و شماره گذاری شده باشد ، که این امر اسناد نوشتاری یا حذف صفحات را شامل نمی شود.
گام 2
مجله باید دارای ستون های خاصی باشد. محتوای تقریبی ستونها ممکن است به شرح زیر باشد: ستونی که شماره ورودی به ترتیب مشخص شده باشد ، ستونی با تاریخ سفارش ، ستونی با خلاصه سفارش ، ستونی با شماره سفارش ، ستون ستونی که در آن کارمند نشانه ای از آشنایی با این دستور را برجای می گذارد. علاوه بر این ، می توان ستونی را اضافه کرد که محل سفارش (پوشه ها یا جعبه) را نشان می دهد.
مرحله 3
کلیه سفارشات باید به پوشه ها طبقه بندی شوند: دستورات مربوط به پذیرش و اخراج کارمندان (دستورات پرسنل) ، دستوراتی که انگیزه های کارکنان را منعکس می کند ، ارسال آنها به سفرهای تجاری و تعطیلات ، دستورالعمل هایی که فعالیت های اصلی سازمان را منعکس می کنند. اگر سفارشات دوره های نگهداری بسیار خوبی داشته باشند ، پوشه های جداگانه ای برای آنها ایجاد می شود.
مرحله 4
سیستم ذخیره سفارش باید واضح ، منظم و منظم باشد و از تداوم شماره های اختصاص داده شده به سفارشات اطمینان حاصل کند. این امر به ویژه هنگامی صادق است که سفارش برای کار پس گرفته شود. توصیه می شود برای جلوگیری از سردرگمی ، از دستور توقیف شده یک فتوکپی تهیه کنید.
مرحله 5
کلیه سفارشات باید روی سربرگ سازمان چاپ شود. در این حالت مهر و موم سفارش لازم نیست. اگر سفارش بر روی یک کاغذ ساده چاپ شده باشد ، پس باید مهر سازمان روی آن باشد.
مرحله 6
اگر بنگاه اقتصادی یک سیستم الکترونیکی برای ذخیره سفارشات اتخاذ کرده باشد ، پس باید در کل سازمان یکنواخت باشد. کارکنانی که حق دارند امضای خود را روی این اسناد قرار دهند باید به سفارشات الکترونیکی دسترسی داشته باشند. در این حالت استفاده از EDS (امضای دیجیتال الکترونیکی) بسیار راحت است. توصیه می شود در هر صورت ثبت سفارش را چاپ کنید.
