هر کارمند اداری دیر یا زود با نیاز به نوشتن نامه رسمی روبرو می شود. آداب و معاشرت تجاری تأکید می کند که پایان نامه به همان اندازه نقطه شروع پیام شما مهم است.
لازم است
آدرس دقیق گیرنده ، پاکت ، کپی اسناد پیوست شده به نامه
دستورالعمل ها
مرحله 1
قبل از شروع قسمت آخر نامه ، آنچه را که نوشته اید بخوانید. متن را از نظر اشتباه دستوری و هجی ، لغوها و نادرست ها بررسی کنید. اگر محتوای نامه کاملاً شما را راضی کرد ، در پاراگراف آخر ، تز اصلی نامه خود را یک بار دیگر به صورت مختصر و قابل فهم تکرار کنید. بنابراین ، شما پیام خود را خلاصه می کنید ، تهیه و نوشتن پاسخ را برای مخاطب آسان می کنید.
گام 2
اگر لازم است کپی اسناد را به نامه رسمی ضمیمه کنید ، پس از پاراگراف ، چند سطر را عقب بزنید و در ستون "ضمیمه" لیستی از اسناد را نشان دهید. لیست باید شماره گذاری شود. فتوکپی اسناد را به ترتیب مشخص شده در لیست به نامه وصل کنید.
مرحله 3
نامه رسمی را با چرخشی مودبانه و صحیح به پایان برسانید ، برای مثال ، مانند: "من امیدوارم که یک همکاری مثمر ثمر داشته باشم." همچنین ، در تجارت ، رسم است که حروف را با کمک عباراتی مانند "با احترام" ، "صادقانه با شما" ، "با احترام" به پایان برسانید. در مرحله بعدی ، حتماً حروف اولیه و تاریخ خود را قرار دهید فراموش نکنید که بعد از چاپ متن در کنار نام خانوادگی خود امضا کنید.
مرحله 4
شروع به پر کردن پاکت کنید. آدرس گیرنده در گوشه پایین سمت راست ، آدرس فرستنده در بالا سمت چپ نوشته شده است. حتما کدپستی صحیح را وارد کنید ، در این صورت نامه سریعتر به مخاطب می رسد.
مرحله 5
بهتر است نامه های رسمی را از طریق پست به صورت نامه های ثبت شده همراه با تأیید رسید ارسال کنید. در این صورت ، مدارکی مبنی بر دریافت نامه توسط مخاطب خواهید داشت.
